Que fait un coordonnateur de documents?
Un coordonnateur de documents est un professionnel qui aide au catalogage et au classement appropriés de divers types de documents liés aux affaires. Ces documents peuvent inclure des factures, la correspondance client, des mémos internes et des documents exclusifs, et même des récépissés liés aux comptes clients ou aux fournisseurs. En plus d’organiser les documents pour les stocker et les récupérer facilement, un coordinateur de documents peut également travailler en étroite collaboration avec d’autres personnes de l’entreprise pour faciliter l’assemblage de nouveaux documents, telles que des propositions en cours d’examen par des clients potentiels.
Les responsabilités générales d'un coordonnateur de documents nécessitent une connaissance et une compréhension approfondies des systèmes de classement utilisés sur le lieu de travail. Cela inclut à la fois les méthodologies utilisées pour organiser et classer les copies papier des documents clés, mais aussi la manière d'organiser les documents électroniques dans une sorte de référentiel virtuel, par exemple dans des fichiers protégés hébergés sur un serveur. À cette fin, le coordinateur de documents doit avoir la capacité d’organiser de manière logique les données afin que tous les documents puissent être récupérés au moment voulu.
D'autres tâches associées au travail d'un coordinateur de documents peuvent impliquer le codage et le référencement de documents, ainsi que leur classement dans des séquences spécifiques et des arrangements logiques. Dans certains cas, le coordinateur sera également responsable de la gestion des requêtes sur les données contenues dans les documents et de la possibilité de récupérer le document ou l'ensemble de documents corrects à la demande. La gestion d'un inventaire principal des documents contenus dans cet inventaire et de leur emplacement est également une tâche généralement confiée à un coordinateur de documents.
Etant donné qu'un coordinateur de documents peut entrer en contact avec des documents électroniques et des documents papier contenant des informations exclusives ou confidentielles, la cote de sécurité pour ce type de travail est souvent très élevée. Cela confère un peu plus aux fonctions de coordonnateur qu’un greffier, qui peut être chargé de classer des documents qui ne sont pas considérés comme confidentiels. Il n'est pas rare que des individus tels que des administrateurs exécutifs agissent en tant que coordinateurs, créant et maintenant des systèmes de classement, en particulier pour les cadres avec lesquels ils travaillent en étroite collaboration.
La formation au travail en tant que coordonnateur de documents varie en fonction de l’ampleur des responsabilités que l’employeur choisit d’associer au poste. Dans certains cas, des compétences de base en bureautique, telles qu'une connaissance pratique de l'utilisation d'un ordinateur, de la manière de classer des documents à l'aide d'un système de classement standard et de la capacité d'assimiler et de suivre efficacement une stratégie de classement existante sont suffisantes. Une aptitude à l’organisation et à la pensée logique est également très utile pour poursuivre ce type de travail.