Vad gör en dokumentkoordinator?
En dokumentkoordinator är en affärsperson som hjälper till med korrekt katalogisering och arkivering av olika typer av affärsrelaterade dokument. Dessa dokument kan innehålla fakturor, klientkorrespondens, interna anteckningar och proprietära dokument och till och med kvitton relaterade till kundfordringar eller kundfordringar. Tillsammans med att organisera dokument för lagring och enkel hämtning, kan en dokumentkoordinator också arbeta nära med andra i företaget för att hjälpa till i montering av nya dokument, till exempel förslag som håller på att utarbetas för behandling av blivande kunder.
Det allmänna ansvaret för en dokumentkoordinator kräver grundlig kunskap och förståelse för de arkiveringssystem som används på arbetsplatsen. Detta inkluderar både de metoder som används för att organisera och arkivera hårddiskar av nyckeldokument, men också hur man kan arbeta med att organisera elektroniska dokument i något slags virtuellt arkiv, till exempel i skyddade filer som finns på en server. För detta ändamål måste dokumentkoordinatoren ha förmågan att logiskt organisera uppgifterna så att alla dokument kan hämtas när och vid behov.
Andra uppgifter i samband med arbetet med en dokumentkoordinator kan innefatta kodning och korsreferenser av dokument samt arkivering av dem i specifika sekvenser och logiska arrangemang. I vissa fall kommer samordnaren också att ansvara för att hantera frågor om data som finns i dokumenten och kunna hämta rätt dokument eller uppsättning dokument på begäran. Att upprätthålla en huvudinventar av vilka dokument som finns i den inventeringen, och var de kan hittas, är också en uppgift som vanligtvis tilldelas en dokumentkoordinator.
Eftersom en dokumentkoordinator kan komma i kontakt med elektroniska och pappersdokument som innehåller egen eller konfidentiell information, är säkerhetsgodkännandet för denna typ av arbete ofta ganska hög. Detta tar koordinatorns funktion något utöver en filkrävare, som kan anförtros att arkivera dokument som inte anses vara konfidentiella. Det är inte ovanligt att individer som verkställande administratörer fungerar som samordnare, skapar och underhåller arkiveringssystem särskilt för de chefer som de arbetar nära.
Utbildning för arbete som dokumentkoordinator varierar beroende på omfattningen av ansvaret som arbetsgivaren väljer att koppla till positionen. I vissa fall är grundläggande kontorsförmågor, såsom arbetskunskap om användning av datorer, hur man arkiverar dokument med ett vanligt arkiveringssystem och förmågan att assimilera och effektivt följa en befintlig arkiveringsstrategi, tillräckliga. En lämplighet för organisation och logiskt tänkande är också mycket användbart för att bedriva denna typ av arbete.