Co dělá koordinátor dokumentů?

Koordinátor dokumentů je obchodní profesionál, který pomáhá při správné katalogizaci a archivaci různých typů obchodních dokumentů. Tyto dokumenty mohou zahrnovat faktury, korespondenci klientů, interní poznámky a vlastnické dokumenty a dokonce i příjmy související s pohledávkami nebo závazky k účtům. Spolu s organizováním dokumentů pro uložení a snadné vyhledání může koordinátor dokumentů také úzce spolupracovat s ostatními ve společnosti, aby pomohl při sestavování nových dokumentů, jako jsou návrhy, které jsou připravovány k posouzení potenciálními klienty.

Obecná odpovědnost koordinátora dokumentů vyžaduje důkladné znalosti a porozumění systémům evidence používaným na pracovišti. To zahrnuje jak metodiky používané k organizaci a ukládání tištěných kopií klíčových dokumentů, ale také to, jak postupovat při organizaci elektronických dokumentů v nějakém druhu virtuálního úložiště, například v chráněných souborech uložených na serveru. Za tímto účelem musí mít koordinátor dokumentů schopnost logicky uspořádat data tak, aby bylo možné v případě potřeby získat všechny dokumenty.

Další úkoly spojené s prací koordinátora dokumentů mohou zahrnovat kódování a křížové odkazy dokumentů, jakož i jejich ukládání do specifických sekvencí a logických uspořádání. V některých případech bude koordinátor rovněž odpovědný za správu dotazů na data, která se nacházejí v dokumentech, a bude schopen na vyžádání získat správný dokument nebo soubor dokumentů. Udržování hlavního inventáře, které dokumenty jsou obsaženy v tomto inventáři a kde je lze nalézt, je také úkolem běžně přiděleným koordinátorovi dokumentů.

Protože koordinátor dokumentů může přijít do styku s elektronickými a tištěnými dokumenty, které obsahují chráněné nebo důvěrné informace, je bezpečnostní prověrka pro tento druh práce často vysoká. Tím je funkce koordinátora poněkud mimo oblast úředníka spisu, který může být pověřen ukládáním dokumentů, které nejsou povahou důvěrné. Není neobvyklé, že jednotlivci, jako jsou výkonní administrátoři, fungují jako koordinátoři, vytvářejí a udržují archivační systémy, zejména pro vedoucí pracovníky, se kterými úzce spolupracují.

Školení pro práci koordinátora dokumentů se liší v závislosti na rozsahu povinností, které se zaměstnavatel rozhodne přidružit k dané pozici. V některých případech postačují základní kancelářské dovednosti, jako je pracovní znalost používání počítačů, jak ukládat dokumenty pomocí standardního registračního systému a schopnost asimilovat a efektivně sledovat existující archivační strategii. Při provádění tohoto typu práce je také velmi nápomocná organizace a logické myšlení.