Hva gjør en dokumentkoordinator?
En dokumentkoordinator er en profesjonell bedrift som hjelper til med riktig katalogisering og arkivering av ulike typer forretningsrelaterte dokumenter. Disse dokumentene kan omfatte fakturaer, klientkorrespondanse, interne notater og proprietære dokumenter, og til og med kvitteringer relatert til kundefordringer eller gjeld. Sammen med å organisere dokumenter for lagring og enkel gjenfinning, kan en dokumentkoordinator også samarbeide tett med andre i selskapet for å hjelpe til i samlingen av nye dokumenter, for eksempel forslag som blir utarbeidet for behandling av potensielle kunder.
Det generelle ansvaret for en dokumentkoordinator krever grundig kunnskap og forståelse av arkiveringssystemene som brukes på arbeidsplassen. Dette inkluderer både metodikkene som brukes til å organisere og arkivere papirkopier av nøkkeldokumenter, men også hvordan du kan organisere elektroniske dokumenter i en slags virtuell depot, for eksempel i beskyttede filer som ligger på en server. For dette formål må dokumentkoordinatoren ha muligheten til logisk å organisere dataene slik at alle dokumenter kan hentes når og når det er nødvendig.
Andre oppgaver knyttet til arbeidet med en dokumentkoordinator kan innebære koding og krysshenvisning av dokumenter samt arkivering av dem i bestemte sekvenser og logiske arrangementer. I noen tilfeller vil koordinatoren også være ansvarlig for å håndtere spørsmål om data som finnes i dokumentene og kunne hente riktig dokument eller sett med dokumenter på forespørsel. Å opprettholde et hovedinventar over hvilke dokumenter som er inneholdt i inventaret, og hvor de kan bli funnet, er også en oppgave som vanligvis tildeles en dokumentkoordinator.
Siden en dokumentkoordinator kan komme i kontakt med elektroniske og papirkopier som inneholder proprietær eller konfidensiell informasjon, er sikkerhetsklareringen for denne typen arbeid ofte ganske høy. Dette tar funksjonen til koordinatoren noe utover riket til en filmedarbeider, som kan bli overlatt til å arkivere dokumenter som ikke anses å være konfidensielle. Det er ikke uvanlig at enkeltpersoner som eksekutivadministratorer fungerer som koordinatorer, oppretter og vedlikeholder arkiveringssystemer spesielt for ledere de jobber tett med.
Opplæring for arbeid som dokumentkoordinator varierer, avhengig av omfanget av ansvar som arbeidsgiver velger å knytte seg til stillingen. I noen tilfeller er grunnleggende kontorferdigheter, som arbeidskunnskap om bruk av datamaskiner, hvordan du arkiverer dokumenter ved bruk av et standard arkiveringssystem og muligheten til å assimilere og effektivt følge en eksisterende arkiveringsstrategi, tilstrekkelig. En egnethet til organisering og logisk tenking er også veldig nyttig når du skal arbeide for denne typen arbeid.