Hvad gør en dokumentkoordinator?
En dokumentkoordinator er en erhvervsfolk, der hjælper med korrekt katalogisering og arkivering af forskellige typer forretningsrelaterede dokumenter. Disse dokumenter kan omfatte fakturaer, klientkorrespondance, interne notater og proprietære dokumenter og endda kvitteringer relateret til kundefordringer eller gæld. Sammen med organisering af dokumenter til opbevaring og let genfinding kan en dokumentkoordinator også arbejde tæt sammen med andre i virksomheden for at hjælpe med samling af nye dokumenter, f.eks. Forslag, der er under forberedelse til behandling af potentielle kunder.
Det generelle ansvar for en dokumentkoordinator kræver en grundig viden og forståelse af arkiveringssystemerne, der bruges på arbejdspladsen. Dette inkluderer både de metoder, der bruges til at organisere og arkivere harddiske kopier af nøgledokumenter, men også hvordan man kan gå til organisering af elektroniske dokumenter i en slags virtuel opbevaring, f.eks. I beskyttede filer, der ligger på en server. Med henblik herpå skal dokumentkoordinatoren have evnen til logisk at organisere dataene, så alle dokumenter kan hentes, når og om nødvendigt.
Andre opgaver, der er knyttet til arbejdet med en dokumentkoordinator, kan omfatte kodning og krydshenvisende dokumenter samt arkivering af dem i specifikke sekvenser og logiske arrangementer. I nogle tilfælde er koordinatoren også ansvarlig for at styre forespørgsler om data, der findes i dokumenterne og være i stand til at hente det rigtige dokument eller sæt af dokumenter efter behov. Det er også en opgave, der ofte er tildelt en dokumentkoordinator, at opretholde en masterfortegnelse over hvilke dokumenter, der er indeholdt i denne fortegnelse, og hvor de kan findes.
Da en dokumentkoordinator kan komme i kontakt med elektroniske og papirkopierede dokumenter, der indeholder ejendomsretlige eller fortrolige oplysninger, er sikkerhedsafklaringen for denne type arbejde ofte ret høj. Dette tager funktionen af koordinatoren noget ud over en filmedarbejder, der kan overdrages til at arkivere dokumenter, der ikke betragtes som fortrolige. Det er ikke usædvanligt, at enkeltpersoner som eksekutivadministratorer fungerer som koordinatorer, skaber og vedligeholder arkiveringssystemer, især for de ledere, de arbejder tæt sammen.
Uddannelse til arbejde som dokumentkoordinator varierer afhængigt af omfanget af ansvarsområder, som arbejdsgiveren vælger at tilknytte stillingen. I nogle tilfælde er grundlæggende kontorfærdigheder, såsom en arbejdsviden om brug af computere, hvordan man arkiverer dokumenter ved hjælp af et standard arkiveringssystem og evnen til at assimilere og effektivt følge en eksisterende arkiveringsstrategi, tilstrækkelige. En egnethed til organisering og logisk tænkning er også meget nyttig til at udføre denne type arbejde.