Wat doet een documentcoördinator?
Een documentcoördinator is een bedrijfsprofessional die helpt bij het correct catalogiseren en archiveren van verschillende soorten bedrijfsgerelateerde documenten. Die documenten kunnen facturen, klantcorrespondentie, interne memo's en eigendomsdocumenten omvatten, en zelfs ontvangsten met betrekking tot de vorderingen of schulden. Naast het organiseren van documenten voor opslag en eenvoudig ophalen, kan een documentcoördinator ook nauw samenwerken met anderen in het bedrijf om te helpen bij het samenstellen van nieuwe documenten, zoals voorstellen die door potentiële klanten worden behandeld.
De algemene verantwoordelijkheden van een documentcoördinator vereisen een grondige kennis en begrip van de archiveringssystemen die op de werkplek worden gebruikt. Dit omvat zowel de methodologieën die worden gebruikt voor het organiseren en archiveren van harde kopieën van belangrijke documenten, maar ook hoe u elektronische documenten kunt organiseren in een soort virtuele repository, zoals in beveiligde bestanden die zich op een server bevinden. Hiertoe moet de documentcoördinator de gegevens logisch kunnen ordenen, zodat alle documenten kunnen worden opgehaald wanneer en wanneer nodig.
Andere taken in verband met het werk van een documentcoördinator kunnen codering en verwijzingen naar documenten omvatten, evenals het archiveren ervan in specifieke sequenties en logische opstellingen. In sommige gevallen is de coördinator ook verantwoordelijk voor het beheer van vragen over gegevens die in de documenten worden gevonden en in staat zijn om het juiste document of de set documenten op verzoek op te halen. Het bijhouden van een hoofdinventaris van welke documenten in die inventaris zijn opgenomen en waar ze kunnen worden gevonden, is ook een taak die gewoonlijk wordt toegewezen aan een documentcoördinator.
Aangezien een documentcoördinator in contact kan komen met elektronische en papieren documenten die bedrijfseigen of vertrouwelijke informatie bevatten, is de veiligheidsmachtiging voor dit soort werk vaak vrij hoog. Dit neemt de functie van coördinator enigszins buiten het domein van een archiefmedewerker, die kan worden toevertrouwd aan documenten die niet als vertrouwelijk van aard worden beschouwd. Het is niet ongebruikelijk dat individuen, zoals uitvoerende beheerders, fungeren als coördinatoren, met name het creëren en onderhouden van archiveringssystemen voor de leidinggevenden waarmee zij nauw samenwerken.
Training voor werk als documentcoördinator varieert, afhankelijk van de reikwijdte van verantwoordelijkheden die de werkgever kiest om te associëren met de functie. In sommige gevallen zijn basisvaardigheden op kantoor, zoals een praktische kennis van het gebruik van computers, het archiveren van documenten met een standaardarchiveringssysteem en de mogelijkheid om een bestaande archiveringsstrategie te assimileren en effectief te volgen. Een aanleg voor organisatie en logisch denken is ook zeer nuttig bij het nastreven van dit soort werk.