¿Qué hace un coordinador de documentos?
Un coordinador de documentos es un profesional de negocios que ayuda a la catalogación y la presentación adecuadas de varios tipos de documentos relacionados con el negocio. Esos documentos pueden incluir facturas, correspondencia del cliente, notas internas y documentos de propiedad, e incluso recibos relacionados con las cuentas por cobrar o las cuentas por pagar. Junto con la organización de documentos para el almacenamiento y la recuperación fácil, un coordinador de documentos también puede trabajar en estrecha colaboración con otros en la empresa para ayudar en la asamblea de nuevos documentos, como propuestas que están siendo preparadas para la consideración de posibles clientes.
Las responsabilidades generales de un coordinador de documentos requieren un conocimiento exhaustivo y una comprensión de los sistemas de presentación utilizados en el lugar de trabajo. Esto incluye tanto las metodologías utilizadas para organizar y presentar copias impresas de documentos clave, pero también cómo organizar documentos electrónicos en algún tipo de repositorio virtual, como en archivos protegidos ubicados en un servidor. Para este fin, el documento coordiNator debe tener la capacidad de organizar lógicamente los datos para que todos los documentos puedan recuperarse cuando sea necesario.
Otras tareas asociadas con el trabajo de un coordinador de documentos pueden implicar documentos de codificación y referencia cruzada, así como presentarlas en secuencias específicas y arreglos lógicos. En algunos casos, el coordinador también será responsable de administrar consultas sobre datos que se encuentran dentro de los documentos y poder recuperar el documento correcto o el conjunto de documentos a la demanda. Mantener un inventario maestro de qué documentos están contenidos dentro de ese inventario, y dónde se pueden encontrar, también es una tarea comúnmente asignada a un coordinador de documentos.
Dado que un coordinador de documentos puede entrar en contacto con documentos electrónicos y de copia impresa que contienen información patentada o confidencial, la autorización de seguridad para este tipo de trabajo a menudo es bastante alta. Esto lleva la función del coordinador un poco más allá del ámbito de un empleado de archivos, a quien se le puede confiar para presentar documentos que no se consideran de naturaleza confidencial. No es inusual que las personas como los administradores ejecutivos funcionen como coordinadores, creando y manteniendo sistemas de presentación, especialmente para los ejecutivos que trabajan de cerca.
La capacitación para el trabajo como coordinador de documentos varía, dependiendo del alcance de las responsabilidades que el empleador elige asociarse con el puesto. En algunos casos, las habilidades básicas de la oficina, como un conocimiento práctico del uso de computadoras, cómo presentar documentos utilizando un sistema de presentación estándar y la capacidad de asimilar y seguir de manera efectiva una estrategia de presentación existente, son suficientes. Una aptitud para la organización y el pensamiento lógico también es muy útil para realizar este tipo de trabajo.