Was macht ein Angestellter für öffentliche Aufzeichnungen?
Ein Angestellter für öffentliche Aufzeichnungen führt die Akten und Aufzeichnungen der Regierung oder öffentlicher Stellen. Sie ist möglicherweise für Dokumente für eine kleine lokale Gemeinde oder für eine größere Region oder Umgebung zuständig. In einigen Positionen ist der Sachbearbeiter möglicherweise auch für die Aufzeichnung neuer Informationen verantwortlich, die Teil der Datenbank des Büros werden.
Die Zuständigkeiten für diesen Job variieren je nach dem geografischen Standort des Amtes für öffentliche Aufzeichnungen. Öffentliche Aufzeichnungen werden in den einzelnen Ländern und Gerichtsbarkeiten unterschiedlich definiert und organisiert. Einige öffentliche Organisationen erfassen und archivieren nur personenbezogene Daten wie Geburts- und Sterbeurkunden, Heirats- und Unionslizenzen sowie Scheidungsurkunden. Andere konzentrieren sich auf das Sammeln von Informationen über den Verkauf oder die Übertragung von Grundstücken und Immobilien, die Zoneneinteilung, die öffentliche Flächennutzung und die allgemeine Bevölkerungsstruktur. In einigen Fällen kann eine Agentur alle öffentlichen Aufzeichnungen bearbeiten.
Über viele Jahre hinweg war in der Regel ein Mitarbeiter für öffentliche Aufzeichnungen verpflichtet, gedruckte Dateien aller Aufzeichnungen und Dokumente zu sammeln und zu verwalten. In den 1980er Jahren wurden viele Aufzeichnungen auf Mikrofiche übertragen, um die Speicherung und den Zugriff zu erleichtern. Etwa ein Jahrzehnt später ersetzte der Festplattenspeicher des Computers die Mikrofiche als bevorzugtes System zur Speicherung und Sicherung öffentlicher Aufzeichnungen. Basierend auf diesen Fortschritten entwickelte sich die Aufgabe eines Beamten für öffentliche Aufzeichnungen. Es wird heute allgemein erwartet, dass sie über Computerkenntnisse verfügt, um Informationen aufzuzeichnen, darauf zuzugreifen und zu verbreiten. In einigen Fällen werden Dateien auf Mikrofiche und Papier noch in eine Computerdatenbank übertragen. Dies ist normalerweise auch Teil ihrer Arbeit.
Da viele öffentliche Aufzeichnungen online verfügbar sind, wird häufig ein Mitarbeiter für öffentliche Aufzeichnungen benötigt, um den Zugriff auf diese Aufzeichnungen zu erleichtern. Dies erfordert oft, dass sie telefonischen oder E-Mail-Support leistet. In einigen Fällen wird von ihr erwartet, dass sie Gebühren für Kopien von Dokumenten erhebt, die online oder per Post angefordert werden.
Obwohl der Begriff öffentliche Aufzeichnungen impliziert, dass die in ihnen enthaltenen Informationen für die breite Öffentlichkeit leicht zugänglich sind, ist dies im Allgemeinen nicht der Fall. Die Regeln, welche Aufzeichnungen der Öffentlichkeit zur Verfügung stehen, variieren je nach Region. Es wird erwartet, dass ein Angestellter für öffentliche Aufzeichnungen weiß, welche Aufzeichnungen öffentlich geprüft werden können und welche nur von Personen eingesehen werden können, die Vorladungen oder Urteile besitzen, die ihre Freilassung zulassen.
Eine Position als öffentlicher Archivar erfordert normalerweise ein Abitur oder ein gleichwertiges Zeugnis. Kenntnisse oder Erfahrungen in der Computertechnik werden häufig bevorzugt. Gute PR-Kenntnisse sind in der Regel erforderlich, ebenso ein ausgeprägter Hintergrund in der Akten- und Aktenpflege. Einige Arbeitgeber benötigen Berufserfahrung in Bezug auf Kundenbeziehungen oder administrative Unterstützung.