書記官は何をしますか？

公開記録書記官は、政府または公的機関のファイルと記録を維持しています。彼女は、小さな地域社会やより大きな地域またはその周辺の文書を担当している可能性があります。一部のポジションでは、書記官は、局のデータベースの一部となる新しい情報を記録する責任も担当する場合があります。

この仕事の責任は、公的記録局の地理的位置によって異なります。公的記録は、各国と管轄区域で異なる方法で定義および組織化されています。一部の公的組織は、出生証明書と死亡証明書、結婚および市民組合の免許、離婚令などの個人情報のみを記録およびアーカイブします。その他は、土地と不動産の販売または譲渡、ゾーニング地区、公有地の使用、一般的な人口統計に関する情報の収集に集中しています。場合によっては、1つの機関がすべての公的記録を処理する場合があります。

長年にわたり、公的記録の書記官は一般にハードコピーを収集して維持する必要がありましたすべてのレコードとドキュメントのファイル。 1980年代には、多くの記録がマイクロフィッシュに転送され、ストレージとアクセスが容易になりました。約10年後、コンピューターのハードディスクストレージは、公的記録を保存および保護するための優先システムとしてマイクロフィッシュに取って代わりました。これらの進歩に基づいて、公的記録の事務員の仕事は進化しました。彼女は現在、情報を記録、アクセス、普及させるコンピュータースキルを持っていることが一般的に期待されています。場合によっては、マイクロフィッシュと紙のファイルは、コンピューターデータベースに転送されるプロセスにあります。 これは通常、彼女の仕事の一部です。

多くの公的記録はオンラインで入手できるため、人々がそれらにアクセスするのを支援するために、書記官は頻繁に必要です。これには、多くの場合、電話または電子メールのサポートを提供する必要があります。場合によっては、彼女はオンラインまたは郵便で要求されたドキュメントのコピーの料金を徴収することが期待されています。

用語の公的記録は、それらに含まれる情報が一般の人々が容易に利用できることを意味し、それは一般的にはそうではありません。一般の人々が利用できる記録を管理する規則は、地域ごとに異なります。一般記録書記官は通常、どの記録が公開の精査に利用できるか、召喚状または判断を受けている人によってのみ表示できる記録について知識があると予想されます。

公的記録の事務員としての地位には、通常、高校の卒業証書または同等のものが必要です。コンピューターテクノロジーの知識や経験が頻繁に好まれます。一般的に優れた広報スキルが必要であり、ファイルとレコードメンテナンスの強力なバックグラウンドが必要です。一部の雇用主は、顧客関係や管理サポートにおける職務経験が必要です。