公記録書記は何をしますか？

公文書記録係は、政府または公的機関のファイルと記録を管理します。 彼女は、小さな地域コミュニティ、またはより大きな地域または周辺のドキュメントを担当している場合があります。 役職によっては、事務局のデータベースの一部となる新しい情報を記録することもあります。

この仕事の責任は、公的記録局の地理的位置によって異なります。 公的記録は、国および管轄区域ごとに異なる方法で定義および編成されます。 一部の公的機関は、出生証明書、死亡証明書、結婚および市民組合の免許、離婚令などの個人情報のみを記録およびアーカイブします。 その他は、土地および不動産の販売または移転、ゾーニング地区、公共土地利用および一般的な人口統計に関する情報の収集に集中しています。 場合によっては、1つの機関がすべての公的記録を処理する場合があります。

長年の間、一般に、すべての記録と文書のハードコピーファイルを収集して維持するために、公的な記録担当者が必要でした。 1980年代には、保管とアクセスを容易にするために、多くのレコードがマイクロフィッシュに転送されました。 約10年後、公共の記録を保存および保護するための推奨システムとして、コンピューターのハードディスクストレージがマイクロフィッシュに取って代わりました。 これらの進歩に基づいて、公的な記録係の仕事は進化しました。 現在、彼女は一般的に、情報を記録、アクセス、および配布するためのコンピュータースキルを持つことが期待されています。 場合によっては、マイクロフィッシュと紙のファイルがまだコンピューターデータベースに転送されている途中です。 これも通常彼女の仕事の一部です。

多くの公的記録がオンラインで入手できるため、人々がそれらにアクセスするのを支援するために、公的記録担当者が頻繁に必要になります。 多くの場合、これには電話または電子メールによるサポートが必要です。 場合によっては、オンラインまたは郵送で要求された文書のコピーの料金を徴収することが期待されています。

公的記録という用語は、それらに含まれる情報が一般大衆にとって容易に利用可能であることを暗示していますが、一般的にそうではありません。 どのレコードが一般に公開されるかを管理する規則は、地域によって異なります。 一般に、公的記録担当者は、どの記録が公的調査に利用可能であり、どの記録が召喚状または判決により釈放を許可された者のみが閲覧できるかを知っていることが期待されます。

公的な記録係としての地位には、通常、高校の卒業証書または同等の資格が必要です。 コンピュータ技術の知識または経験がしばしば好まれます。 一般に、優れた広報スキルが必要です。また、ファイルとレコードの保守に関する強力なバックグラウンドも必要です。 一部の雇用主は、顧客との関係または管理サポートの職務経験が必要です。