Que fait un commis aux documents publics?
Un commis aux documents publics tient les dossiers et les dossiers des organismes gouvernementaux ou publics. Elle peut être responsable des documents pour une petite communauté locale ou pour une région ou un voisinage plus grand. À certains postes, le greffier peut également être responsable de l'enregistrement de nouvelles informations qui font partie de la base de données du bureau.
Les responsabilités de cet emploi varient en fonction de l'emplacement géographique du bureau des archives publiques. Les archives publiques sont définies et organisées différemment selon les pays et les juridictions. Certaines organisations publiques enregistrent et archivent uniquement des informations personnelles, telles que les certificats de naissance et de décès, les licences de mariage et d'union civile et les jugements de divorce. D'autres se concentrent sur la collecte d'informations sur les ventes ou les transferts de terres et de biens immobiliers, les districts de zonage, l'utilisation des terres publiques et la démographie en général. Dans certains cas, une agence peut gérer tous les dossiers publics.
Pendant de nombreuses années, un commis aux documents publics était généralement tenu de rassembler et de conserver des fichiers papier de tous les dossiers et documents. Dans les années 1980, de nombreux enregistrements ont été transférés sur une microfiche afin de faciliter leur stockage et leur accès. Environ une décennie plus tard, le stockage sur disque dur d’ordinateur a remplacé la microfiche en tant que système préféré pour le stockage et la sauvegarde des archives publiques. Sur la base de ces avancées, le travail d'un commis aux archives publiques a évolué. Aujourd'hui, on s'attend généralement à ce qu'elle ait des compétences en informatique pour enregistrer, accéder et diffuser des informations. Dans certains cas, les fichiers sur microfiches et sur papier sont encore en cours de transfert vers une base de données. Cela fait également partie de son travail.
Étant donné que de nombreux documents publics sont disponibles en ligne, un commis aux documents publics est souvent nécessaire pour aider les personnes à y accéder. Cela nécessite souvent qu’elle fournisse une assistance par téléphone ou par courrier électronique. Dans certains cas, elle est censée collecter des frais pour les copies des documents demandés en ligne ou par courrier.
Bien que le terme «archives publiques» implique que les informations qu’ils contiennent sont facilement accessibles au grand public, ce n’est pas couramment le cas. Les règles régissant les enregistrements accessibles au grand public varient d’une région à l’autre. Un commis aux documents publics doit normalement savoir quels documents sont accessibles au public et quels documents ne peuvent être consultés que par ceux qui sont assignés à comparaître ou jugés et qui permettent leur publication.
Un poste de commis aux archives publiques requiert normalement un diplôme d'études secondaires ou l'équivalent. Des connaissances ou une expérience en informatique sont souvent préférées. De bonnes compétences en relations publiques sont généralement requises, ainsi qu'une solide expérience en maintenance de fichiers et d'archives. Une expérience professionnelle en relation client ou en support administratif est requise par certains employeurs.