O que faz um funcionário de registros públicos?
Um funcionário de registros públicos mantém os arquivos e registros do governo ou de órgãos públicos. Ela pode ser responsável pelos documentos de uma pequena comunidade local ou de uma região ou vizinhança maior. Em algumas posições, o funcionário também pode ser responsável por registrar novas informações que se tornam parte do banco de dados da agência.
As responsabilidades desse trabalho variam de acordo com a localização geográfica do escritório de registros públicos. Os registros públicos são definidos e organizados de maneira diferente em cada país e jurisdição. Algumas organizações públicas registram e arquivam apenas informações pessoais, como certidões de nascimento e óbito, licenças de casamento e união civil e decretos de divórcio. Outros concentram-se na coleta de informações sobre vendas ou transferência de terrenos e imóveis, distritos de zoneamento, uso do solo público e dados demográficos gerais. Em alguns casos, uma agência pode lidar com todos os registros públicos.
Por muitos anos, geralmente era necessário que um funcionário de registros públicos coletasse e mantivesse arquivos impressos de todos os registros e documentos. Na década de 1980, muitos registros foram transferidos para microfichas para facilitar o armazenamento e o acesso. Cerca de uma década depois, o armazenamento em disco rígido do computador substituiu a microficha como o sistema preferido para armazenar e proteger registros públicos. Com base nesses avanços, o trabalho de um funcionário de registros públicos evoluiu. Agora, espera-se que ela tenha conhecimentos de informática para registrar, acessar e disseminar informações. Em alguns casos, os arquivos em microficha e papel ainda estão sendo transferidos para um banco de dados de computador. Normalmente, isso também faz parte do trabalho dela.
Como muitos registros públicos estão disponíveis on-line, é necessário um funcionário de registros públicos para ajudar as pessoas a acessá-los. Isso geralmente exige que ela forneça suporte por telefone ou e-mail. Em alguns casos, espera-se que ela colete taxas pelas cópias dos documentos solicitados on-line ou por correio.
Embora o termo registros públicos implique que as informações contidas neles estejam prontamente disponíveis ao público em geral, esse não é geralmente o caso. As regras que regem quais registros estão disponíveis ao público em geral variam de acordo com a região. Normalmente, espera-se que um funcionário de registros públicos tenha conhecimento de quais registros estão disponíveis para escrutínio público e quais só podem ser visualizados por aqueles com intimações ou julgamentos que permitam sua liberação.
Uma posição como balconista de registros públicos normalmente exige um diploma do ensino médio ou equivalente. Conhecimento ou experiência em tecnologia da computação são frequentemente preferidos. Geralmente, são necessárias boas habilidades de relações públicas, além de uma sólida experiência em manutenção de arquivos e registros. A experiência de trabalho em relações com clientes ou suporte administrativo é exigida por alguns empregadores.