Vad gör en offentligt registerföretag?
En offentligt registeransvarig behåller handlingar och register för myndigheter eller offentliga myndigheter. Hon kan vara ansvarig för dokument för ett litet lokalsamhälle eller för en större region eller närhet. I vissa positioner kan kontoristen också vara ansvarig för att registrera ny information som blir en del av byråns databas.
Ansvaret för detta jobb varierar beroende på den geografiska platsen för det offentliga registerkontoret. Offentliga register definieras och organiseras på olika sätt i varje land och jurisdiktion. Vissa offentliga organisationer registrerar och arkiverar endast personlig information, såsom födelse- och dödscertifikat, äktenskaps- och civila facklicenser och skilsmässedekret. Andra koncentrerar sig på att samla in information om försäljning eller överföring av mark och fastigheter, zonområden, offentlig markanvändning och allmän demografi. I vissa fall kan en byrå hantera alla offentliga register.
Under många år krävdes en offentligt registerföretag i allmänhet för att samla in och underhålla papperskopior av alla poster och dokument. På 1980-talet överfördes många poster till mikrofiche för att underlätta lagring och åtkomst. Cirka ett decennium senare ersatte datorns hårddisklagring mikrofiche som det föredragna systemet för lagring och skydd av offentliga poster. Baserat på dessa framsteg utvecklades jobbet som en offentligt registerföretag. Hon förväntas nu vanligtvis ha datorkunskaper för att spela in, få tillgång till och sprida information. I vissa fall överförs filer på mikrofiche och papper fortfarande till en databas. Detta är vanligtvis också en del av hennes jobb.
Eftersom många offentliga register finns tillgängliga online krävs ofta en offentligt registerföretag för att hjälpa människor att få åtkomst till dem. Detta kräver ofta att hon tillhandahåller telefon- eller e-poststöd. I vissa fall förväntas hon ta ut avgifter för kopior av dokument begärda online eller per post.
Även om termen offentliga register innebär att informationen i dem är lätt tillgänglig för allmänheten, är detta inte vanligtvis fallet. Regler för vilka poster som är tillgängliga för allmänheten varierar beroende på region. En offentligt registeransvarig förväntas vanligtvis vara kunnig om vilka poster som är tillgängliga för offentlig granskning och vilka som bara kan ses av dem med stämningar eller domar som tillåter att de släpps.
För en position som offentligt registeransvarig krävs normalt ett gymnasieexamen eller motsvarande. Kunskap eller erfarenhet inom datorteknik föredras ofta. Goda PR-färdigheter krävs i allmänhet, liksom en stark bakgrund i arkiv- och dokumentunderhåll. Arbetslivserfarenhet i kundrelationer eller administrativt stöd krävs av vissa arbetsgivare.