공공 기록 사무원은 무엇을합니까?

공공 기록 사무원은 정부 또는 공공 기관의 파일과 기록을 유지 관리합니다. 그녀는 소규모 지역 사회 또는 더 넓은 지역이나 인근의 문서를 담당 할 수 있습니다. 일부 직책에서 사무원은 또한 국 데이터베이스의 일부가되는 새로운 정보를 기록 할 책임이있다.

이 직무의 책임은 공공 기록 사무소의 지리적 위치에 따라 다릅니다. 공개 기록은 각 국가 및 관할권마다 다르게 정의되고 구성됩니다. 일부 공공 기관은 출생 및 사망 증명서, 결혼 및 공무원 면허 및 이혼 법령과 같은 개인 정보 만 기록하고 보관합니다. 다른 사람들은 토지와 부동산, 구역 구역, 공공 토지 이용 및 일반 인구 통계의 판매 또는 양도에 관한 정보 수집에 집중합니다. 경우에 따라 한 기관에서 모든 공개 기록을 처리 할 수도 있습니다.

수년간 공공 기록 사무원은 일반적으로 모든 기록과 문서의 하드 카피 파일을 수집하고 유지해야했습니다. 1980 년대에는 저장 및 액세스를 용이하게하기 위해 많은 레코드가 마이크로 피시로 전송되었습니다. 약 10 년 후, 컴퓨터 하드 디스크 스토리지는 공공 기록을 저장하고 보호하기 위해 선호되는 시스템으로 microfiche를 대체했습니다. 이러한 발전에 따라 공공 기록 사무원의 업무가 발전했습니다. 그녀는 일반적으로 정보를 기록, 액세스 및 유포 할 수있는 컴퓨터 기술을 갖추고 있어야합니다. 경우에 따라 마이크로 피시 및 용지의 파일이 여전히 컴퓨터 데이터베이스로 전송되는 중입니다. 이것은 또한 그녀의 직업의 일부이기도합니다.

많은 공공 기록이 온라인으로 제공되기 때문에, 공공 기록 사무원이 사람들의 접근을 돕기 위해 종종 필요합니다. 이것은 종종 그녀에게 전화 또는 전자 메일 지원을 제공해야합니다. 어떤 경우에는 온라인 또는 우편으로 요청한 문서 사본에 대한 수수료를 징수해야합니다.

공공 기록이라는 용어는 그 안에 포함 된 정보가 일반 대중에게 쉽게 이용 가능하다는 것을 의미하지만, 일반적으로 그렇지는 않습니다. 일반인이 사용할 수있는 레코드를 관리하는 규칙은 지역마다 다릅니다. 공개 기록 사무원은 일반적으로 공개 조사에 사용할 수있는 기록과 석방을 허가 한 소환장 또는 판결이있는 사람 만 볼 수있는 기록에 대해 잘 알고 있어야합니다.

공공 기록 사무원으로서의 직책은 일반적으로 고등학교 졸업장 또는 이와 동등한 것을 요구합니다. 컴퓨터 기술에 대한 지식이나 경험이 자주 선호됩니다. 파일 및 기록 유지 관리에 대한 강력한 배경 지식뿐만 아니라 좋은 홍보 기술이 필요합니다. 일부 고용주는 고객 관계 또는 관리 지원에 대한 직업 경험이 필요합니다.