Wat doet een griffier?
Een openbare griffier onderhoudt de bestanden en registers van de overheid of openbare instanties. Ze kan de leiding hebben over documenten voor een kleine lokale gemeenschap of voor een grotere regio of omgeving. In sommige functies kan de medewerker ook verantwoordelijk zijn voor het vastleggen van nieuwe informatie die onderdeel wordt van de database van het bureau.
De verantwoordelijkheden van deze taak variëren afhankelijk van de geografische locatie van het openbaar archief. Openbare registers worden in elk land en rechtsgebied anders gedefinieerd en georganiseerd. Sommige openbare organisaties registreren en archiveren alleen persoonlijke informatie, zoals geboorte- en overlijdensakten, huwelijks- en burgerlijke vakbondsvergunningen en echtscheidingsbesluiten. Anderen concentreren zich op het verzamelen van informatie over de verkoop of overdracht van grond en onroerend goed, bestemmingszones, openbaar landgebruik en algemene demografie. In sommige gevallen kan één instantie alle openbare registers verwerken.
Jarenlang was in het algemeen een ambtenaar van het archief vereist om papieren bestanden van alle records en documenten te verzamelen en bij te houden. In de jaren tachtig werden veel records overgebracht naar microfiche om opslag en toegang te vergemakkelijken. Ongeveer tien jaar later verving de harde schijf van de computer microfiche als het voorkeurssysteem voor het opslaan en beveiligen van openbare registers. Op basis van deze ontwikkelingen evolueerde het werk van een ambtenaar in de openbare archieven. Van haar wordt nu algemeen verwacht dat ze computervaardigheden heeft om informatie op te nemen, te openen en te verspreiden. In sommige gevallen worden bestanden op microfiche en papier nog steeds overgezet naar een computerdatabase. Gewoonlijk maakt dit ook deel uit van haar werk.
Aangezien veel openbare registers online beschikbaar zijn, is er vaak een ambtenaar van openbare registers nodig om mensen te helpen toegang te krijgen. Dit vereist vaak dat ze telefonische of e-mailondersteuning biedt. In sommige gevallen wordt van haar verwacht dat ze kosten in rekening brengt voor kopieën van documenten die online of per post worden aangevraagd.
Hoewel de term openbare registers impliceert dat de informatie erin gemakkelijk beschikbaar is voor het grote publiek, is dat niet gebruikelijk. Regels die bepalen welke records beschikbaar zijn voor het grote publiek verschillen per regio. Een ambtenaar van openbare archieven wordt doorgaans geacht op de hoogte te zijn van welke records beschikbaar zijn voor openbare controle en welke alleen kunnen worden bekeken door diegenen met dagvaardingen of uitspraken die de vrijgave ervan toelaten.
Een functie als ambtenaar van openbare registers vereist normaal een middelbare schooldiploma of gelijkwaardig. Kennis of ervaring in computertechnologie heeft vaak de voorkeur. Goede public relations-vaardigheden zijn over het algemeen vereist, evenals een sterke achtergrond in het onderhoud van bestanden en records. Sommige werkgevers hebben werkervaring opgedaan in klantrelaties of administratieve ondersteuning.