Wat doet een openbare registersbediende?
Een openbare registersbediende handhaaft de bestanden en gegevens van overheids- of openbare agentschappen. Ze kan de leiding hebben over documenten voor een kleine lokale gemeenschap of voor een grotere regio of omgeving. In sommige functies kan de griffier ook verantwoordelijk zijn voor het opnemen van nieuwe informatie die deel uitmaakt van de database van het bureau.
De verantwoordelijkheden van deze taak variëren afhankelijk van de geografische locatie van het openbare archieven. Openbare registers worden in elk land en jurisdictie anders gedefinieerd en georganiseerd. Sommige openbare organisaties registreren en archiveren alleen persoonlijke informatie, zoals geboorte- en overlijdenscertificaten, licenties voor huwelijks- en burgerlijke unie en scheidingsbesluiten. Anderen concentreren zich op het verzamelen van informatie over de verkoop of overdracht van land en onroerend goed, bestemmingsdistricten, openbaar landgebruik en algemene demografie. In sommige gevallen kan één agentschap alle openbare registers afhandelen.
Gedurende vele jaren was een openbare registersbediende over het algemeen verplicht om hard copy te verzamelen en te onderhoudenBestanden van alle records en documenten. In de jaren tachtig werden veel records overgebracht naar microfiche om opslag en toegang te vergemakkelijken. Ongeveer een decennium later verving de opslag van de computer harde schijf microfiche als het voorkeurssysteem voor het opslaan en beschermen van openbare archieven. Op basis van deze vorderingen evolueerde de taak van een openbare registersbediende. Van hen wordt nu algemeen verwacht dat ze computervaardigheden hebben om informatie op te nemen, te openen en te verspreiden. In sommige gevallen worden bestanden op microfiche en papier nog steeds bezig met overgebracht naar een computerdatabase. Dit maakt gewoonlijk ook deel uit van haar werk.
Aangezien veel openbare registers online beschikbaar zijn, is een openbare recordsbediende vaak vereist om mensen te helpen bij toegang tot hen. Dit vereist vaak dat ze telefoon- of e-mailondersteuning biedt. In sommige gevallen wordt van haar verwacht dat ze kosten innen voor kopieën van documenten die online of per post worden gevraagd.
Hoewel deTerm openbare registers impliceert dat de informatie daarin direct beschikbaar is voor het grote publiek, dat is niet gewoonlijk het geval. Regels die bepalen welke gegevens beschikbaar zijn voor het grote publiek variëren per regio. Een openbare registersbediende zal meestal naar verwachting goed geïnformeerd zijn, waarvan records beschikbaar zijn voor openbare controle en welke alleen kunnen worden bekeken door mensen met dagvaardingen of oordelen die hun vrijlating toestaan.
Een functie als een openbare registersbediende vereist normaal een middelbare schooldiploma of gelijkwaardig. Kennis of ervaring in computertechnologie heeft vaak de voorkeur. Goede public relations -vaardigheden zijn over het algemeen vereist, evenals een sterke achtergrond in bestands- en registratieonderhoud. Werkervaring in klantrelaties of administratieve ondersteuning is vereist door sommige werkgevers.