Was macht ein Debitorenspezialist?
Ein Experte für Debitoren stellt Rechnungen aus, führt Buchhaltungsberichte und überwacht andere Aspekte der Erfassung und Aktualisierung von Konten. Arbeitgeber können davon ausgehen, dass Bewerber für offene Stellen einen Abschluss in Buchhaltung sowie Lizenzen für die Ausübung einer Tätigkeit in einer bestimmten Region haben. Erfahrungen in der Debitorenbuchhaltung sind ebenso wertvoll wie branchenspezifisches Wissen. Jemand, der zum Beispiel für einen Verlag arbeitet, sollte mit den Konventionen der Verlagsbranche vertraut sein.
Die Besonderheiten des Jobs können vom Arbeitgeber abhängen. Ein Debitorenspezialist kann mit der Verkaufsabteilung zusammenarbeiten, um Bestellungen zu verarbeiten, sie zu versenden und Rechnungen an Kunden zu senden. Wenn Zahlungen eingehen, verarbeitet der Spezialist diese und aktualisiert die Kontoinformationen, um anzuzeigen, dass der Kunde mit den Zahlungen auf dem neuesten Stand ist und einen guten Status hat. Im Falle eines überfälligen Kontos kann sich der Debitorenspezialist mit dem Kunden in Verbindung setzen, um die Zahlung einzuziehen, und die Zahlung an Inkasso weiterleiten, wenn das Problem nicht gelöst werden kann.
Buchhaltungsauszüge sind ebenfalls Teil des Auftrags. Dies beinhaltet die Erstellung täglicher Berichte über den Einzug von Geldern und die Anzahl ausstehender Rechnungen sowie vierteljährliche und jährliche Offenlegungen. Die Prognose kann auch eine Verantwortung sein, um sicherzustellen, dass das Unternehmen rechtzeitig darüber informiert wird, wie viel die Debitorenabteilung voraussichtlich einbringen wird. Durch die Abstimmung mit den Buchhaltern in anderen Abteilungen kann ein Buchhaltungsspezialist dem Unternehmen die Informationen zur Verfügung stellen, die für ein solides Geschäft erforderlich sind Entscheidungen.
Die sichere Führung von Aufzeichnungen gehört ebenfalls zu den Aufgaben eines Debitorenfachmanns. Vertrauliche Informationen wie Kreditkartennummern und spezifische Kontaktdaten für Anbieter müssen an einem geeigneten Ort gespeichert werden. Der Zugriff ist auf diejenigen beschränkt, die sie tatsächlich benötigen. Der Buchhaltungsspezialist kann innerhalb der Buchhaltungssoftware Schutzmaßnahmen wie Kennwörter verwenden, um den Zugriff zu beschränken. Darüber hinaus können verschlossene Aktenschränke, Aktenvernichter und andere physische Maßnahmen verwendet werden, um das Entweichen vertraulicher oder sensibler Daten zu verhindern.
In einem größeren Unternehmen kann ein Debitorenspezialist anderes Personal beaufsichtigen. Dies kann Sachbearbeiter und Buchhalter einschließen, die mit einzelnen Projekten betraut sind, wie dem Aktualisieren von Datensätzen und dem Behandeln bestimmter Arten von Konten. Mentoring und entsprechende Schulungen müssen angeboten werden, um diese Mitarbeiter mit den Unternehmensrichtlinien und -verfahren vertraut zu machen. Der Spezialist kann den Vorgesetzten im Rahmen regelmäßiger Jobbewertungen auch Leistungsberichte zur Verfügung stellen. Zusätzlich kann ein leitender Buchhalter den Spezialisten beaufsichtigen und erwartet, dass regelmäßige Berichte und Besprechungen Informationen über den Status der Abteilung und alle laufenden Probleme liefern, die behoben werden müssen.