Wat doet een debiteurenspecialist?
Een debiteuren specialist geeft facturen uit, houdt boekhoudrapporten bij en houdt toezicht op andere aspecten van het verzamelen en actueel houden van rekeningen. Werkgevers mogen verwachten dat sollicitanten voor open posities een diploma in boekhouding hebben, samen met licenties om in een bepaalde regio te oefenen. Ervaring met debiteuren is ook waardevol, samen met branchespecifieke kennis; iemand die bijvoorbeeld voor een uitgever werkt, moet bekend zijn met de conventies van de uitgeverij.
De specifieke kenmerken van de functie kunnen afhankelijk zijn van de werkgever. Een debiteurenspecialist kan met de verkoopafdeling samenwerken om bestellingen te verwerken, te verzenden en facturen naar klanten te verzenden. Wanneer betalingen binnenkomen, verwerkt de specialist ze en werkt de accountinformatie bij om aan te geven dat de klant op de hoogte is van de betalingen en een goede reputatie heeft. In het geval van een achterstallige rekening, kan de debiteurenspecialist contact opnemen met de klant om de betaling te innen, waarbij de betaling naar incasso's wordt verwezen als het onmogelijk is om het probleem op te lossen.
Boekhoudkundige overzichten maken ook deel uit van de taak. Dit omvat het opstellen van dagelijkse rapporten over hoeveel geld werd ingezameld en het aantal openstaande facturen, samen met driemaandelijkse en jaarlijkse openbaarmakingen. Forecasting kan ook een verantwoordelijkheid zijn, ervoor zorgen dat het bedrijf tijdig wordt geïnformeerd over hoeveel de debiteurenafdeling verwacht binnen te brengen. Coördinatie met accountants in andere afdelingen kan een boekhoudspecialist helpen het bedrijf de informatie te verstrekken die het nodig heeft om gezond zaken te doen. beslissingen.
Veilige administratie is ook een van de verantwoordelijkheden van een specialist in debiteurenadministratie. Gevoelige informatie zoals creditcardnummers en specifieke contactgegevens voor leveranciers moeten op een geschikte locatie worden opgeslagen, met toegang die beperkt is tot degenen die deze daadwerkelijk nodig hebben. De boekhoudspecialist kan beveiligingen in boekhoudsoftware zoals wachtwoorden gebruiken om de toegang te beperken. Bovendien kunnen gesloten archiefkasten, papiervernietigers en andere fysieke maatregelen worden gebruikt om lekken van vertrouwelijke of gevoelige gegevens te voorkomen.
Bij een groter bedrijf kan een specialist in debiteuren toezicht houden op ander personeel. Dit kunnen klerken en accountants zijn die met individuele projecten zijn belast, zoals het bijwerken van records en het verwerken van specifieke soorten accounts. Er moet worden gezorgd voor mentorschap en passende training om deze medewerkers op de hoogte te houden van het beleid en de procedures van het bedrijf. De specialist kan ook prestatierapporten voor supervisors verstrekken als onderdeel van periodieke functie-evaluaties. Bovendien kan een hoofdaccountant toezicht houden op de specialist, in de verwachting dat regelmatige rapporten en vergaderingen informatie verstrekken over de status van de afdeling en eventuele lopende problemen die moeten worden aangepakt.