Was ist ein Journaleintrag?
Eine Journalbuchung ist eine Buchhaltungstransaktion, bei der Finanzinformationen im Buchhaltungsbuch eines Unternehmens erfasst werden. Buchhaltungsbücher setzen sich häufig aus verschiedenen Journalen zusammen. Zu den Arten von Buchhaltungsjournalen können Allgemeines, Verkäufe, Käufe, Geldeingänge und Barauszahlungen gehören. Das allgemeine Journal enthält alle Finanzinformationen des Unternehmens, einschließlich der Gesamtsummen der anderen Journale. Jeder Journaleintrag, der vom Unternehmen erfasst wird, enthält in der Regel eine Belastung und eine Gutschrift, basierend auf dem weltweit verwendeten traditionellen System der doppelten Erfassung.
Zu den Journaleintragsinformationen gehören normalerweise Kontonummern, eine kurze Beschreibung der Transaktion, der Dollarbetrag und eine bestimmte Referenznummer. Mithilfe dieser detaillierten Informationen können Unternehmen die in den verschiedenen Buchhaltungsjournalen des Unternehmens erfassten Finanzinformationen nachverfolgen. Traditionell werden in Journaleinträgen zuerst alle Belastungen aufgeführt, gefolgt von den Gutschriften. Dieses Format erstellt eine übersichtliche Darstellung der im Eintrag enthaltenen Finanzinformationen. Journalbuchblätter können auch die Initialen des Buchhalters oder der Buchhalter enthalten, die die Journalbuchung oder -buchungen gebucht haben. Diese Informationen bieten Buchhaltungsleitern einen genauen Prüfpfad, wenn sie Journaleinträge auf Richtigkeit und Gültigkeit prüfen.
Verschiedene Arten von Journaleinträgen können von Unternehmen verwendet werden. Journalbuchungen können eine Grundbuchung, eine Umkehrbuchung, eine wiederkehrende Buchung und eine Korrekturbuchung enthalten. Grundeinträge stellen in der Regel die erstmalige Erfassung bestimmter Finanzinformationen dar. Diese Buchungen können bei Auftreten von Finanztransaktionen oder am Ende eines Abrechnungszeitraums erfasst werden. Unternehmen richten normalerweise eine Kontorichtlinie ein, um zu bestimmen, wann grundlegende Journaleinträge erfasst werden. Die Erfassung grundlegender Journaleinträge hängt von der Anzahl der Einträge, der Größe des Unternehmens und der Aktualität ab, in der Unternehmen Finanzinformationen erfassen müssen.
Umkehrbuchungen können verwendet werden, um Grundbuchungen zu korrigieren, die von einem Buchhalter nicht korrekt erfasst wurden. Diese Art der Buchung kann auch Abgrenzungen oder Rechnungsabgrenzungen enthalten, die zu einem späteren Zeitpunkt storniert werden müssen. Unternehmen können Einnahmen, Ausgaben oder andere Finanzinformationen auf der Grundlage von Rechnungslegungsrichtlinien anhäufen oder aufschieben. Unternehmen, die automatisierte Buchhaltungssoftware verwenden, richten häufig Umkehrbuchungen mit der Zeitverzögerungsfunktion der Software ein.
Wiederkehrende Journaleinträge erfassen in der Regel monatlich dieselben Informationen im Buchhaltungssystem eines Unternehmens. Diese Einträge können mithilfe einer Standardvorlage erstellt werden, die die Kontonummern und andere allgemeine Informationen für jeden Monatseintrag enthält. Die einzigen Informationen, die sich in einem wiederkehrenden Journaleintrag ändern, sind die Finanznummern.
Korrekturbuchungen werden verwendet, um die in der Grundbuchung verwendeten Finanznummern oder Sachkonten zu korrigieren. Diese Einträge können auch verwendet werden, um Journaleinträge zu korrigieren, die von Buchhaltern im falschen Journal erfasst wurden, oder um Informationen zu korrigieren, die zu einem Zeitpunkt nach der Erfassung des Basisjournaleintrags korrigiert werden müssen.