Qu'est-ce qu'une entrée de journal?
Une écriture de journal est une transaction comptable qui enregistre des informations financières dans le grand livre comptable d'une entreprise. Les livres de comptabilité sont souvent constitués de divers journaux. Les types de journaux comptables peuvent inclure les articles généraux, les ventes, les achats, les encaissements et les décaissements. Le journal général contient toutes les informations financières de la société, y compris les totaux cumulés des autres journaux. Chaque écriture de journal enregistrée par la société contient généralement un débit et un crédit, basés sur le système de comptabilité traditionnel à double entrée utilisé dans le monde entier.
Les informations sur les entrées de journal comprennent généralement les numéros de compte, une brève description de la transaction, le montant en dollars et un numéro de référence spécifique. Ces informations détaillées aident les entreprises à suivre les informations financières enregistrées dans les différents journaux comptables de l'entreprise. Traditionnellement, les entrées de journal répertorient tous les débits en premier, suivis des crédits. Ce format crée une présentation claire pour les informations financières incluses dans l'entrée. Les feuilles de grand livre d'écriture peuvent également inclure les initiales du ou des comptables qui ont enregistré l'écriture ou les écritures. Ces informations fournissent aux responsables de la comptabilité un journal d’audit précis lors de la vérification de l’exactitude et de la validité des écritures.
Plusieurs types d'entrées de journal peuvent être utilisés par les entreprises. Les entrées de journal peuvent inclure une entrée de base, une entrée inversée, une entrée récurrente et une entrée de réglage. Les entrées de base représentent généralement l'enregistrement initial d'informations financières spécifiques. Ces écritures peuvent être enregistrées au fur et à mesure que des transactions financières se produisent ou à la fin d’une période comptable. Les entreprises définissent généralement une stratégie de compte afin de déterminer quand les écritures de base du journal seront enregistrées. L'enregistrement des écritures de base du journal dépend du nombre d'écritures, de la taille de l'entreprise et de la rapidité avec laquelle les entreprises doivent faire enregistrer des informations financières.
Les entrées inversées peuvent être utilisées pour corriger les entrées de base qui ont été mal enregistrées par un comptable. Ce type de saisie peut également créer des comptes de régularisation ou des reports qui doivent être annulés à une période ultérieure. Les entreprises peuvent accumuler ou différer des produits, des charges ou d’autres informations financières sur la base des directives comptables. Les entreprises utilisant un logiciel de comptabilité automatisé configurent souvent des écritures inversées à l'aide de la fonction de temporisation du logiciel.
Les écritures de journal récurrentes enregistrent généralement les mêmes informations chaque mois dans le système comptable d'une entreprise. Ces entrées peuvent être configurées à l'aide d'un modèle standard comprenant les numéros de compte et d'autres informations générales pour l'entrée de chaque mois. Les seules informations qui changent dans une entrée de journal récurrente sont les numéros financiers.
Les écritures d'ajustement permettent de corriger les numéros financiers ou les comptes généraux utilisés dans l'écriture de journal de base. Ces écritures peuvent également être utilisées pour corriger les écritures de journal enregistrées dans le mauvais journal par les comptables ou pour toute information devant être corrigée à une date ultérieure à celle de l'écriture de journal de base.