Wie wähle ich die beste Open Source-Abrechnungssoftware aus?
Open-Source-Abrechnungssoftware wird von physischen und Online-Unternehmen verwendet, um Kunden Dienstleistungen in Rechnung zu stellen und Jahres- oder Monatsgebühren für Abonnements zu berechnen. Viele Unternehmen verwenden Open-Source-Abrechnungssoftware für Abrechnungszyklen. Die Möglichkeit, benutzerdefinierte Abrechnungszyklen mit einem beliebigen Bargeldbetrag zu verwenden, ermöglicht es dem Unternehmen, viele verschiedene Abonnementpakete zu erstellen. Wenn der Administrator in der Lage ist, automatisch Rechnungen zu erstellen, muss er nicht lange eine vollständig neue Rechnung erstellen, diese mit Informationen füllen und sie dann an den Kunden weitergeben. Mit den Tools zum Drucken und Versenden von Rechnungen per E-Mail kann der Benutzer dem Kunden entweder eine elektronische oder eine papierbasierte Version der Rechnung bereitstellen. Tools zur Erinnerung an die Vorauszahlung sorgen dafür, dass Kunden nicht vergessen, pünktlich zu bezahlen.
Bei Abrechnungszyklen kann ein Unternehmen, insbesondere für Inhaber von Unternehmenswebsites, einem Kunden eine fortlaufende Abonnementgebühr in Rechnung stellen. Open Source-Abrechnungssoftware sollte in der Lage sein, benutzerdefinierte Zyklen zu erstellen, z. B. einen Monatszyklus, einen Halbjahreszyklus und einen Jahreszyklus, um einen effektiven Abonnementdienst zu erstellen, bei dem der Kunde verschiedene Zyklen auswählen kann. Der Administrator sollte auch in der Lage sein, benutzerdefinierte Werte für jeden Zyklus einzugeben, da jährliche Zyklen in der Regel weniger pro Monat als monatliche Zyklen kosten.
Eine Rechnung ist nicht das am schwierigsten zu erstellende Dokument, benötigt jedoch zusätzliche Zeit, wenn sie manuell erstellt wird. Wenn die Open-Source-Abrechnungssoftware automatisch eine Rechnung erstellen kann, erleichtert dies die Bedienung des Kunden, ohne dass alle Informationen für eine Rechnung eingegeben werden müssen. Um eine Rechnung korrekt zu erstellen, muss der Administrator in der Regel Textfelder ausfüllen. Dies dauert jedoch nur wenige Sekunden und nicht wenige Minuten.
Nachdem die Rechnung erstellt wurde, muss der Administrator die Rechnung noch an den Kunden liefern. Je nachdem, ob es sich um ein physisches oder ein Online-Unternehmen handelt, ist eine Zustellung per Druck oder E-Mail erforderlich. Einige physische Unternehmen versenden Rechnungen per E-Mail an Kunden und einige Online-Unternehmen drucken Rechnungen und senden sie per E-Mail an andere Unternehmen. Daher sollte die beste Open-Source-Abrechnungssoftware beide Versandmethoden zulassen.
Die meisten Kunden sind gut darin, ihre Rechnungen während eines Abrechnungszyklus zu bezahlen, aber einige Kunden vergessen möglicherweise ihre Verpflichtungen. Um sicherzustellen, dass die Kunden nicht vergessen, kann ein Tool zur Erinnerung an die Vorauszahlung dem Unternehmen helfen, das gesamte geschuldete Geld einzutreiben. Dieses Tool sendet eine E-Mail an Kunden, in der sie diskret an ihre Rechnung erinnert werden.