¿Cómo configuré una oficina principal?
Puede establecer una oficina principal para su negocio asegurando instalaciones, contratando personal y preparando sistemas para interactuar con el público. Alternativamente, puede contratar una empresa que ofrezca una solución de oficina preestablecida o externalizar parte del componente de personal para empresas de todo el mundo. El diseño y la gestión de la oficina es clave para el éxito de cada empresa. La implementación de una interfaz pública refleja su filosofía de servicio al cliente y, en última instancia, determinará la lealtad del cliente. El desafío de la gerencia es reducir los costos mientras mantiene felices a los clientes y construyendo una ventaja competitiva.
La oficina principal de una empresa consiste en todos los departamentos que entran en contacto directo con el público. Estos departamentos incluyen recepción, servicio y ventas. Por lo general, una nueva empresa tendrá necesidades modestas, y es posible que solo necesite un lugar para reunirse con clientes o clientes y lo equipara adecuadamente. Luego contrata al personal para responder teléfonos, proporcionar servicio al cliente y realizar ventas. Finalmente,establece sistemas para que el proceso funcione sin problemas.
En las etapas iniciales del desarrollo empresarial, la oficina principal podría compartir gran parte del mismo espacio y recursos que la oficina administrativa por necesidad. La oficina administrativa es todas las partes del negocio que el público nunca ve. Las empresas de fabricación que tienen que establecer instalaciones para producir un producto tienden a estar más preocupadas al principio con el back office, mientras que las consultorías y las empresas orientadas a los servicios aumentan y caen en sus relaciones públicas. A medida que una empresa crece y tiene los recursos para establecer instalaciones separadas para cada departamento, establecer operaciones de oficina es una cuestión de equipar a todos los departamento que entra en contrato con el público con una filosofía de servicio al cliente y el personal y el equipo para proporcionar una cara de empresa consistente.
Una alternativa para configurar su propia oficina, particularmente en las nuevas empresas.E, es contratar una empresa de consultores para manejarlo. Hay empresas que brindan servicios de oficina principal empaquetados para otras empresas. Este tipo de proveedor de servicios comerciales operará una oficina central con recepción, salas de reuniones, oficinas, equipos, hospitalidad y cualquier otra cosa que una empresa necesitaría reunirse con un cliente. Por una tarifa fija, le asigna a una empresa cliente un número de teléfono y una dirección postal. Maneja la recepción telefónica y en persona, procesa el correo para la empresa y permite al personal de la compañía utilizar las instalaciones para reunirse con los clientes según sea necesario.
Las empresas maduras tienen otra opción para configurar las operaciones de la oficina principal. La subcontratación de piezas a países extranjeros con costos laborales más bajos, como India, se ha convertido en una forma popular de contener gastos. El servicio al cliente por teléfono es un departamento que a menudo se subcontrata. Muchas empresas han subcontratado partes de sus departamentos de ventas, particularmente llamadas en frío y contactos iniciales. En estos casos, un compañeroy todavía mantiene una presencia en la oficina principal, pero los servicios clave se contratan a terceros.