Hvordan setter jeg opp et frontkontor?

Du kan sette opp et frontkontor for virksomheten din ved å sikre deg fasiliteter, ansette ansatte og forberede systemer for å komme i kontakt med publikum. Alternativt kan du leie et selskap som tilbyr en forhåndsinnstilt kontorløsning eller outsource deler av bemanningskomponenten til selskaper over hele verden. Kontordesign og styring er en nøkkel til suksess for hvert selskap. Utplasseringen av et offentlig grensesnitt gjenspeiler kundeservicefilosofien og vil til syvende og sist bestemme kundelojalitet. Ledelsens utfordring er å redusere kostnadene samtidig som kundene er fornøyde og bygger et konkurransefortrinn.

Et virksomhets frontkontor består av alle avdelinger som kommer i direkte kontakt med publikum. Disse avdelingene inkluderer resepsjon, service og salg. Typisk vil et nytt selskap ha beskjedne behov, og trenger kanskje bare et sted å møte kunder eller kunder og utstyrer det på riktig måte. Deretter leier den inn ansatte til å svare på telefoner, tilby kundeservice og gjøre salg. Til slutt etablerer den systemer som gjør at prosessen går jevnt.

I de første stadiene av forretningsutvikling kan frontkontoret kanskje dele mye av den samme plassen og ressursene som back office. Back office er alle deler av virksomheten som publikum aldri ser. Produksjonsbedrifter som må etablere fasiliteter for å produsere et produkt, pleier å være mer opptatt med back office, mens konsulentfirmaer og serviceorienterte virksomheter stiger og faller på PR. Etter hvert som et selskap vokser og det har ressursene til å etablere separate fasiliteter for hver avdeling, er det å sette opp kontordrift et spørsmål om å utstyre hver avdeling som inngår kontrakt med publikum med en kundeservicefilosofi og personalet og utstyret for å gi et konsistent selskap ansikt.

Et alternativ til å opprette et eget kontor, spesielt i oppstartsfasen, er å ansette et konsulentfirma for å håndtere det. Det er virksomheter som tilbyr pakker med frontkontorer for andre selskaper. Denne typen forretningstjenesteleverandører vil drifte et sentralkontor med resepsjon, møterom, kontorer, utstyr, gjestfrihet og alt annet en bedrift trenger å møte med en klient. For en fast avgift tildeler den et klientfirma et telefonnummer og en postadresse. Den håndterer telefon- og personmottak, behandler post for selskapet og lar bedriftsansatte bruke fasilitetene for å møte kundene etter behov.

Modne virksomheter har et annet alternativ for å sette opp frontkontorets virksomhet. Outsourcing av deler til utenlandske land med lavere arbeidskraftskostnader, som India, har blitt en populær måte å inneholde utgifter på. Kundeservice over telefon er en avdeling som ofte blir outsourcet. Mange virksomheter har outsourcet deler av salgsavdelingene sine, spesielt kaldtelefoner og innledende kontakter. I disse tilfellene opprettholder et selskap fortsatt en frontkontor, men viktige tjenester blir utlevert til tredjepart.