Comment configurer un front office?
Vous pouvez configurer un guichet pour votre entreprise en sécurisant les installations, en embauchant du personnel et en préparant des systèmes permettant une interface avec le public. Vous pouvez également faire appel à une entreprise proposant une solution bureautique pré-établie ou externaliser une partie de la composante de recrutement vers des entreprises du monde entier. La conception et la gestion des bureaux sont la clé du succès de chaque entreprise. Le déploiement d'une interface publique reflète sa philosophie de service à la clientèle et déterminera, à terme, la fidélisation de la clientèle. Le défi de la direction est de réduire les coûts tout en assurant la satisfaction des clients et en créant un avantage concurrentiel.
Le bureau d'une entreprise comprend tous les départements qui entrent en contact direct avec le public. Ces départements comprennent la réception, le service et les ventes. En règle générale, une nouvelle entreprise aura des besoins modestes et n'aura peut-être besoin que d'un lieu pour rencontrer ses clients et les équiper de manière appropriée. Ensuite, il engage du personnel pour répondre aux appels, fournir un service client et réaliser des ventes. Enfin, il établit des systèmes pour que le processus se déroule sans heurts.
Aux premières étapes du développement des affaires, le front office peut nécessairement partager une grande partie du même espace et des mêmes ressources que le back office. Le back-office représente toutes les parties de l'entreprise que le public ne voit jamais. Les entreprises manufacturières qui doivent mettre en place des installations pour produire un produit ont tendance à être plus concernées au début par le back-office, tandis que les entreprises de conseil et les entreprises axées sur les services montent et tombent sur leurs relations publiques. Au fur et à mesure que l'entreprise grandit et qu'elle dispose des ressources nécessaires pour établir des installations distinctes pour chaque service, la configuration des activités d'un bureau consiste à doter chaque service contractant avec le public d'une philosophie de service à la clientèle, ainsi que du personnel et des équipements nécessaires à une entreprise cohérente. visage.
Une alternative à la création de votre propre bureau, en particulier lors de la phase de démarrage, consiste à faire appel à une société de conseil pour le gérer. Il existe des entreprises qui fournissent des services de guichet unique à d’autres entreprises. Ce type de fournisseur de services d’entreprise gèrera un bureau central avec une réception, des salles de réunion, des bureaux, du matériel, des activités de représentation et tout ce dont une entreprise aurait besoin pour rencontrer un client. Pour un montant forfaitaire, il attribue à une société cliente un numéro de téléphone et une adresse postale. Il gère les réceptions téléphoniques et en personne, traite le courrier pour l'entreprise et permet au personnel de l'entreprise d'utiliser les installations pour rencontrer les clients au besoin.
Les entreprises matures ont une autre option pour configurer les opérations de front office. L'externalisation de pièces détachées vers des pays d'outre-mer où les coûts de main-d'œuvre sont moins élevés, comme l'Inde, est devenue un moyen populaire de maîtriser les dépenses. Le service clientèle par téléphone est un service souvent sous-traité. De nombreuses entreprises ont externalisé certaines parties de leurs services commerciaux, notamment les appels à froid et les premiers contacts. Dans ces cas, une entreprise maintient toujours une présence au guichet mais des services clés sont sous-traités à des tiers.