Hoe stel ik een front office in?

U kunt een frontoffice voor uw bedrijf opzetten door faciliteiten te beveiligen, personeel aan te nemen en systemen voor te bereiden om met het publiek te communiceren. U kunt ook een bedrijf inhuren dat een vooraf vastgestelde kantooroplossing biedt of een deel van de personeelscomponent uitbesteden aan bedrijven over de hele wereld. Kantoorontwerp en -beheer is een sleutel tot het succes van elk bedrijf. De inzet van een openbare interface weerspiegelt de filosofie van de klantenservice en zal uiteindelijk de loyaliteit van de klant bepalen. De uitdaging van het management is om de kosten te verlagen, klanten tevreden te houden en een concurrentievoordeel op te bouwen.

De frontoffice van een bedrijf bestaat uit alle afdelingen die rechtstreeks in contact komen met het publiek. Deze afdelingen omvatten receptie, service en verkoop. Doorgaans heeft een nieuw bedrijf bescheiden behoeften en heeft het misschien alleen een plek nodig om klanten of klanten te ontmoeten en het naar behoren uit te rusten. Vervolgens neemt het personeel aan om telefoons te beantwoorden, klantenservice te bieden en verkopen te doen. Ten slotte worden er systemen opgezet om het proces soepel te laten verlopen.

In de beginfase van de bedrijfsontwikkeling kan het front-office wellicht veel van dezelfde ruimte en middelen delen als het back-office. De backoffice is een onderdeel van het bedrijf dat het publiek nooit ziet. Productiebedrijven die faciliteiten moeten opzetten om een ​​product te produceren, zijn in het begin meer betrokken bij de backoffice, terwijl adviesbureaus en servicegerichte bedrijven stijgen en dalen op hun public relations. Naarmate een bedrijf groeit en het de middelen heeft om afzonderlijke faciliteiten voor elke afdeling op te zetten, is het opzetten van kantooractiviteiten een kwestie van elke afdeling die in contact komt met het publiek uit te rusten met een klantenservice-filosofie en het personeel en de apparatuur om een ​​consistent bedrijf te bieden gezicht.

Een alternatief voor het opzetten van uw eigen kantoor, met name in de opstartfase, is om een ​​adviesbureau in te huren om dit af te handelen. Er zijn bedrijven die packaged front office-services bieden voor andere bedrijven. Dit type zakelijke dienstverlener zal een centraal kantoor hebben met receptie, vergaderzalen, kantoren, apparatuur, gastvrijheid en al het andere dat een bedrijf nodig heeft om een ​​klant te ontmoeten. Voor een vast bedrag kent het een klantbedrijf een telefoonnummer en een postadres toe. Het zorgt voor telefonische en persoonlijke ontvangst, verwerkt post voor het bedrijf en stelt medewerkers van het bedrijf in staat om indien nodig de faciliteiten te gebruiken om klanten te ontmoeten.

Volwassen bedrijven hebben een andere optie voor het opzetten van front office-activiteiten. Onderdelen uitbesteden naar landen met lagere arbeidskosten, zoals India, is een populaire manier geworden om uitgaven te beheersen. Klantenservice via de telefoon is een afdeling die vaak wordt uitbesteed. Veel bedrijven hebben delen van hun verkoopafdelingen uitbesteed, met name cold calling en eerste contacten. In deze gevallen is de aanwezigheid van een bedrijf nog steeds aanwezig, maar worden belangrijke diensten aan derden uitbesteed.