Wie richte ich ein Front Office ein?
Sie können ein Front-Office für Ihr Unternehmen einrichten, indem Sie Einrichtungen sichern, Personal einstellen und Systeme für die Kommunikation mit der Öffentlichkeit vorbereiten. Alternativ können Sie ein Unternehmen beauftragen, das eine vorab festgelegte Bürolösung anbietet, oder einen Teil der Personalkomponente an Unternehmen auf der ganzen Welt auslagern. Bürodesign und -verwaltung sind ein Schlüssel zum Erfolg jedes Unternehmens. Die Bereitstellung einer öffentlichen Schnittstelle spiegelt die Philosophie des Kundenservice wider und bestimmt letztendlich die Kundenbindung. Die Herausforderung des Managements besteht darin, die Kosten zu senken, die Kunden zufrieden zu stellen und einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen.
Das Front Office eines Unternehmens besteht aus allen Abteilungen, die in direkten Kontakt mit der Öffentlichkeit treten. Diese Abteilungen umfassen Empfang, Service und Verkauf. In der Regel hat ein neues Unternehmen nur bescheidene Bedürfnisse und benötigt möglicherweise nur einen Ort, an dem Kunden oder Kunden getroffen und entsprechend ausgestattet werden können. Dann werden Mitarbeiter eingestellt, um Telefone zu beantworten, den Kundenservice zu gewährleisten und Verkäufe zu tätigen. Schließlich werden Systeme eingerichtet, die einen reibungslosen Ablauf gewährleisten.
In der Anfangsphase der Geschäftsentwicklung kann sich das Front-Office notgedrungen den gleichen Platz und die gleichen Ressourcen wie das Back-Office teilen. Das Backoffice ist ein Teil des Geschäfts, den die Öffentlichkeit nie sieht. Fertigungsunternehmen, die Einrichtungen zur Herstellung eines Produkts einrichten müssen, sind in der Regel zunächst mehr mit dem Backoffice befasst, während Beratungsunternehmen und dienstleistungsorientierte Unternehmen bei ihrer Öffentlichkeitsarbeit auf- und absteigen. Da ein Unternehmen wächst und über die Ressourcen verfügt, separate Einrichtungen für jede Abteilung einzurichten, müssen für die Einrichtung des Bürobetriebs alle Abteilungen, die mit der Öffentlichkeit einen Vertrag abschließen, mit einer Kundendienstphilosophie und dem Personal und der Ausrüstung ausgestattet werden, um ein konsistentes Unternehmen zu schaffen Gesicht.
Eine Alternative zum Aufbau eines eigenen Büros, insbesondere in der Startphase, ist die Beauftragung einer Beraterfirma. Es gibt Unternehmen, die Front-Office-Services für andere Unternehmen anbieten. Diese Art von Unternehmensdienstleister wird eine Zentrale mit Rezeption, Besprechungsräumen, Büros, Ausstattung, Bewirtung und allem anderen betreiben, was ein Unternehmen für die Kundenbesprechung benötigen würde. Gegen eine Pauschalgebühr werden einer Kundenfirma eine Telefonnummer und eine Postanschrift zugewiesen. Es kümmert sich um den telefonischen und persönlichen Empfang, verarbeitet die Post für das Unternehmen und ermöglicht den Mitarbeitern des Unternehmens, die Einrichtungen zu nutzen, um sich bei Bedarf mit Kunden zu treffen.
Ältere Unternehmen haben eine weitere Möglichkeit, Front-Office-Operationen einzurichten. Die Auslagerung von Teilen in überseeische Länder mit niedrigeren Lohnkosten, wie z. B. Indien, ist eine beliebte Methode zur Eindämmung von Ausgaben. Der telefonische Kundendienst ist eine Abteilung, die häufig ausgelagert wird. Viele Unternehmen haben Teile ihrer Verkaufsabteilungen ausgelagert, insbesondere Kaltakquise und Erstkontakte. In diesen Fällen unterhält ein Unternehmen weiterhin eine Front-Office-Präsenz, die wichtigsten Dienstleistungen werden jedoch an Dritte vergeben.