Hur ställer jag in ett front office?

Du kan skapa ett frontkontor för ditt företag genom att säkra anläggningar, anställa personal och förbereda system för att gränssnitt med allmänheten. Alternativt kan du hyra ett företag som erbjuder en i förväg etablerad kontorslösning eller lägga ut en del av bemanningskomponenten till företag runt om i världen. Kontorsdesign och -hantering är en nyckel till varje företags framgång. Distribueringen av ett offentligt gränssnitt återspeglar dess kundtjänstfilosofi och kommer i slutändan att bestämma kundlojalitet. Ledningens utmaning är att minska kostnaderna samtidigt som kunderna är nöjda och bygger en konkurrensfördel.

Ett företags front office består av alla avdelningar som kommer i direktkontakt med allmänheten. Dessa avdelningar inkluderar mottagning, service och försäljning. Vanligtvis kommer ett nytt företag att ha blygsamma behov och kanske bara behöver en plats att träffa kunder eller kunder och utrustar det på lämpligt sätt. Sedan anställer den personal för att svara på telefoner, tillhandahålla kundservice och sälja. Slutligen skapar det system för att processen ska fungera smidigt.

I de första stadierna av affärsutvecklingen kan front office dela mycket av samma utrymme och resurser som back office genom nödvändighet. Back office är alla delar av verksamheten som allmänheten aldrig ser. Tillverkningsföretag som måste inrätta anläggningar för att producera en produkt tenderar att vara mer bekymrade först från back office, medan konsultföretag och serviceinriktade företag stiger och faller på deras PR. När ett företag växer och det har resurser att etablera separata anläggningar för varje avdelning, är det att inrätta kontorverksamhet en fråga om att utrusta varje avdelning som ingår avtal med allmänheten med en kundtjänstfilosofi och personal och utrustning för att ge ett konsekvent företag ansikte.

Ett alternativ till att inrätta ett eget kontor, särskilt i startfasen, är att anställa ett konsultföretag för att hantera det. Det finns företag som tillhandahåller paketerade front office-tjänster för andra företag. Denna typ av företagstjänstleverantör kommer att driva ett centralt kontor med reception, mötesrum, kontor, utrustning, gästfrihet och allt annat ett företag skulle behöva för att möta en klient. Mot en fast avgift tilldelar den ett klientföretag ett telefonnummer och en postadress. Den hanterar telefon- och personmottagning, bearbetar e-post för företaget och gör det möjligt för företagets personal att använda anläggningarna för att träffa kunder efter behov.

Mogna företag har ett annat alternativ för att starta front office-verksamhet. Outsourcing av delar till utomeuropeiska länder med lägre arbetskostnader, till exempel Indien, har blivit ett populärt sätt att innehålla kostnader. Kundtjänst via telefon är en avdelning som ofta är outsourcad. Många företag har outsourcat delar av sina försäljningsavdelningar, särskilt kallanrop och initiala kontakter. I dessa fall upprätthåller ett företag fortfarande en närvaro på kontoret men nyckeltjänster kontrakteras till tredje part.