¿Qué es un saldo de fondo?
El saldo de un fondo es el patrimonio neto de un fondo en cualquier momento dado, que se calcula calculando los activos y restando los pasivos. Esto puede ser particularmente importante en la contabilidad de fondos, un enfoque en el que una organización crea un fondo para un propósito designado para hacer que el uso del dinero sea transparente y cumplir con los mandatos legales. Las agencias gubernamentales y las instituciones académicas hacen esto para actividades como pagar becas y proyectos de obras públicas.
Los activos en un fondo pueden incluir depósitos, así como participaciones existentes. Los pasivos implican gastos y retiros. En la contabilidad de fondos, los contadores deberían poder mostrar cómo entra y sale el dinero del fondo, proporcionando documentación para mostrar cómo se utilizó. En un ejemplo simple, una universidad puede tener un fondo para eventos estudiantiles. Al comienzo del semestre, las organizaciones estudiantiles pagan al fondo para cargarlo, y se realizan una serie de desembolsos a medida que avanza el semestre para financiar actividades, pagando cosas como oradores, transporte, comida, etc.
En algunas formas de contabilidad de fondos, el saldo final del fondo debe ser cero. Esto muestra que el fondo se pagó solo y que todos los desembolsos estaban relacionados con el fondo. Si sobran fondos, esto indica pagos excesivos en el fondo o una falta de desembolso completo. Si el fondo tiene que pedir prestado dinero, no se están ingresando suficientes fondos o no se está utilizando de manera adecuada. Un fondo de becas anual, por ejemplo, debe terminar con un saldo neto de cero.
Calcular el saldo del fondo suele ser relativamente fácil de hacer. Es necesario tener acceso a los libros para ver los activos y pasivos que aún no se han registrado. Por ejemplo, un fondo podría contener inversiones debido a un pago de dividendos, y esto aumentaría el saldo del fondo. Del mismo modo, podría haber cheques pendientes del fondo que aún no se hayan liquidado. Además de agregar activos y pasivos, también es posible auditar el movimiento de fondos, verificar problemas como desembolsos no autorizados.
En el caso de las organizaciones públicas, las divulgaciones públicas sobre los fondos deben estar disponibles. Cualquiera puede revisar los libros y la información contable y puede solicitar un saldo actual del fondo y un estado de cuenta. Esto facilita la transparencia, haciendo que las organizaciones sean conscientes de que los miembros del público podrán ver cualquier actividad cuestionable. Si la actividad del fondo incluye violaciones legales como no mantener un saldo mínimo requerido, las partes interesadas pueden presentar una demanda para obligar a la organización a cumplir con las regulaciones.