Qu'est-ce qu'un solde de fonds?

Un solde de fonds est la valeur nette d'un fonds à un moment donné, déterminé en calculant l'actif et en soustrayant le passif. Cela peut être particulièrement important dans la comptabilité par fonds, une approche dans laquelle une organisation crée un fonds dans un but spécifique pour rendre l'utilisation de l'argent transparente et se conformer aux mandats légaux. Les agences gouvernementales et les institutions académiques le font pour des activités telles que le paiement de bourses et des projets de travaux publics.

Les actifs d'un fonds peuvent inclure des dépôts ainsi que des avoirs existants. Les passifs impliquent des dépenses et des retraits. Dans la comptabilité par fonds, les comptables devraient être en mesure de montrer comment l’argent entre et sort du fonds, en fournissant une documentation montrant comment il a été utilisé. Dans un exemple simple, une université peut avoir un fonds pour des événements étudiants. Au début du semestre, les organisations étudiantes versent des fonds dans le fonds pour le recharger et une série de décaissements sont effectués au fur et à mesure que le semestre avance pour financer des activités, en payant pour des activités telles que des haut-parleurs, le transport, la nourriture, etc.

Dans certaines formes de comptabilité par fonds, le solde final du fonds devrait être nul. Cela montre que le fonds a payé pour lui-même et que tous les décaissements étaient liés au fonds. Si les fonds sont laissés, cela indique des versements excessifs dans le fonds ou un défaut de tout débourser. Si le fonds doit emprunter de l'argent, celui-ci est insuffisant ou utilisé de manière inappropriée. Un fonds de bourses d’études annuel, par exemple, devrait se terminer par un solde net égal à zéro.

Le calcul du solde des fonds est généralement relativement facile à faire. Il est nécessaire d'avoir accès aux livres pour voir les actifs et les passifs qui n'ont peut-être pas encore été enregistrés. Par exemple, un fonds peut contenir des investissements dus au titre d'un dividende, ce qui augmenterait le solde du fonds. De même, il pourrait y avoir des chèques en circulation sur le fonds qui n'ont pas encore été compensés. Outre l'ajout d'actifs et de passifs, il est également possible de contrôler le mouvement des fonds, en recherchant des problèmes tels que des décaissements non autorisés.

Dans le cas des organisations publiques, les informations publiques sur les fonds doivent être disponibles. Tout le monde peut consulter les livres et les informations comptables et demander un solde de fonds et un relevé de compte à jour. Cela facilite la transparence, en rendant les organisations conscientes que les membres du public seront en mesure de voir toute activité douteuse. Si l'activité du fonds inclut des violations légales telles que le non-respect du solde minimum requis, les parties intéressées peuvent intenter une action en justice pour contraindre l'organisation à se conformer à la réglementation.