Wat is een fondsbalans?
Een saldo van een fonds is het vermogen van een fonds op een bepaald tijdstip, gevonden door de activa te berekenen en de verplichtingen af te trekken. Dit kan met name belangrijk zijn bij fondsboekhouding, een benadering waarbij een organisatie een fonds voor een specifiek doel opricht om het gebruik van gelden transparant te maken en te voldoen aan wettelijke mandaten. Overheidsinstanties en academische instellingen doen dit beide voor activiteiten zoals het betalen van beurzen en projecten voor openbare werken.
Activa in een fonds kunnen zowel deposito's als bestaande belangen omvatten. Verplichtingen betreffen uitgaven en opnames. In de boekhouding van het fonds moeten accountants kunnen aantonen hoe geld het fonds binnenkomt en verlaat en documentatie verstrekken waaruit blijkt hoe het is gebruikt. In een eenvoudig voorbeeld kan een universiteit een fonds hebben voor studentenevenementen. Aan het begin van het semester betalen studentenorganisaties het fonds om het in rekening te brengen, en een reeks uitbetalingen worden gedaan naarmate het semester vordert om activiteiten te financieren, betalen voor dingen zoals sprekers, transport, voedsel, enzovoort.
In sommige vormen van fondsboekhouding moet het eindfondsaldo nul zijn. Hieruit blijkt dat het fonds voor zichzelf heeft betaald en dat alle uitbetalingen verband hielden met het fonds. Als er geld overblijft, duidt dit op buitensporige betalingen aan het fonds of een mislukking om alles volledig uit te betalen. Als het fonds geld moet lenen, gaan er niet genoeg fondsen in of wordt het niet op de juiste manier gebruikt. Een jaarlijks studiebeursfonds moet bijvoorbeeld eindigen met een netto saldo van nul.
Het saldo van het fonds berekenen is meestal relatief eenvoudig. Het is noodzakelijk om toegang te hebben tot de boeken om activa en passiva te zien die mogelijk nog niet zijn vastgelegd. Een fonds kan bijvoorbeeld beleggingen bevatten die verschuldigd zijn voor een dividenduitkering, en dit zou het fondssaldo verhogen. Evenzo kunnen er uitstaande controles op het fonds worden getrokken die nog niet zijn gewist. Naast het toevoegen van activa en passiva, is het ook mogelijk om de beweging van fondsen te controleren en te controleren op problemen zoals ongeautoriseerde uitbetalingen.
In het geval van openbare organisaties moeten openbare bekendmakingen over fondsen beschikbaar worden gesteld. Iedereen kan de boeken en boekhoudkundige informatie bekijken en een actueel saldo en rekeningoverzicht aanvragen. Dit vergemakkelijkt de transparantie en maakt organisaties ervan bewust dat het publiek elke twijfelachtige activiteit zal kunnen zien. Als fondsactiviteiten juridische overtredingen omvatten, zoals het niet handhaven van een vereist minimumsaldo, kunnen geïnteresseerde partijen een rechtszaak aanspannen om de organisatie te dwingen tot naleving van de regelgeving.