Hva er en fondsbalanse?

En fondsbalanse er fondets nettoformue på et gitt tidspunkt, funnet ved å beregne eiendelene og trekke gjeldene. Dette kan være spesielt viktig i fondsregnskap, en tilnærming der en organisasjon oppretter et fond for et utpekt formål for å gjøre bruken av penger gjennomsiktig og overholde lovlige mandater. Offentlige etater og akademiske institusjoner gjør begge deler for aktiviteter som å betale for stipend og offentlige arbeider.

Eiendeler i et fond kan omfatte innskudd samt eksisterende beholdning. Forpliktelser innebærer utgifter og uttak. I fondsregnskap skal regnskapsførere kunne vise hvordan penger går inn og forlater fondet, og gi dokumentasjon for å vise hvordan de ble brukt. I et enkelt eksempel kan et universitet ha et fond for studentarrangementer. På begynnelsen av semesteret betaler studentorganisasjoner inn i fondet for å lade det opp, og det utføres en serie utbetalinger etter hvert som semesteret fortsetter for å finansiere aktiviteter, og betale for ting som foredragsholdere, transport, mat og så videre.

I noen former for fondsregnskap bør sluttfondsbalansen være null. Dette viser at fondet betalte for seg selv, og at alle utbetalinger var relatert til fondet. Hvis det er rester av midler, indikerer dette for store innbetalinger til fondet, eller en manglende utbetaling av alt. Hvis fondet må låne penger, går ikke nok midler inn i det, eller det brukes ikke på riktig måte. Et årlig stipendfond, for eksempel, bør ende med en nettobalanse på null.

Det er vanligvis relativt enkelt å beregne fondsbalansen. Det er nødvendig å ha tilgang til bøkene for å se eiendeler og forpliktelser som kanskje ikke er bokført ennå. For eksempel kan et fond inneholde investeringer som skyldes utbytte, og dette vil øke fondsbalansen. På samme måte kan det være utestående sjekker trukket på fondet som ennå ikke er klarert. I tillegg til å legge til eiendeler og forpliktelser, er det også mulig å kontrollere bevegelsen av midler, se etter problemer som uautoriserte utbetalinger.

Når det gjelder offentlige organisasjoner, må offentlige kunngjøringer om midler gjøres tilgjengelig. Hvem som helst kan gå gjennom bøkene og regnskapsinformasjonen og kan be om gjeldende fondsbalanse og kontoutskrift. Dette letter gjennomsiktighet, og gjør organisasjoner oppmerksom på at publikum vil kunne se enhver tvilsom aktivitet. Hvis fondets aktivitet inkluderer lovlige brudd som ikke å opprettholde en nødvendig minimumsbalanse, kan interesserte parter ta til sak for å tvinge organisasjonen til forskriftsoverholdelse.