¿Qué es un sistema de información de gestión de personal?
Un sistema de información de gestión de personal es un conjunto de procedimientos y tecnología aplicada que los trabajadores de recursos humanos usan para rastrear y organizar datos sobre los empleados dentro de una empresa u organización. Esta información puede incluir registros de nómina, documentos fiscales y registros de beneficios asignados como el seguro de salud. Otra información de los empleados a menudo se mantiene en un sistema de información de gestión de personal para evaluaciones periódicas de desempeño. Estos registros suelen ser currículums y copias de certificaciones de la industria relevantes. Esta área de gestión de recursos humanos implica tanto el uso de un programa de software informático como de prácticas de rutina para ingresar y actualizar datos relevantes.
Las empresas con un gran número de empleados a menudo necesitan un departamento de recursos humanos separados (recursos humanos) para mantener registros precisos de toda esta información. Trabajar con un sistema de información de gestión de personal requiere una buena comprensión de la tecnología y la capacidad de recuperar los datos necesarios rápidamente. Un softwareEl paquete diseñado para estas tareas de recursos humanos generalmente consiste en bases de datos vinculadas que contienen diferentes conjuntos de información. Una base de datos puede contener registros de cheques de pago emitidos vinculados a otra base de datos con información sobre impuestos retenidos, por ejemplo. El personal de recursos humanos es responsable de mantener actualizado esta información de la fuerza laboral y preciso.
Además de mantener regularmente los datos en un sistema de información de gestión de personal, el personal de recursos humanos también debe realizar consultas específicas que recuperen cierta información. Dependiendo del tipo de sistema instalado, pueden consultar esta información con comandos como los del lenguaje de consulta estructurada (SQL) o un lenguaje de programación de bases de datos similar. Otros tipos de software de gestión de recursos humanos tienen interfaces de usuario gráficas con características para crear y almacenar formularios, tablas, gráficos e informes. Cuando un gerente de personal lo deseaPara mantener copias escaneadas de currículums de empleados y documentos similares, el sistema de información a menudo incluye la capacidad de reconocimiento de caracteres ópticos (OCR) para crear copias electrónicas de búsqueda.
Un sistema de información de gestión de personal también tiene un papel importante en las prácticas de contratación y activación de una empresa. Muchas compañías utilizan las características de OCR de este tipo de programa para escanear currículums para palabras clave designadas. Los solicitantes cuyas currículums tienen coincidencias de palabras clave a menudo tienen mejores posibilidades de recibir una invitación de entrevista. Algunas empresas usan esta tecnología para rastrear y registrar cualquier nueva certificación que los empleados completen, particularmente aquellos que cuentan como capacitación remunerada. Los trabajadores que pueden requerir acciones disciplinarias o asesoramiento también con frecuencia tienen registros de esta información en sus archivos electrónicos de personal en el departamento de recursos humanos.