人事管理情報システムとは何ですか？

人事管理情報システムは、人事労働者がビジネスまたは組織内の従業員に関するデータを追跡および整理するために使用する一連の手順と適用技術です。 この情報には、給与記録、税務書類、および健康保険などの割り当てられた給付金の記録を含めることができます。 他の従業員情報は、定期的なパフォーマンス評価のために人事管理情報システムに保存されることがよくあります。 これらの記録は通常、関連する業界認定の履歴書とコピーです。 人的資源管理のこの分野では、コンピュータソフトウェアプログラムの使用と、関連データの入力および更新のための日常業務の両方が必要です。

多くの従業員を抱える企業では、多くの場合、これらすべての情報の正確な記録を保持するために別個の人事（HR）部門が必要です。 人事管理情報システムを使用するには、技術を十分に把握し、必要なデータを迅速に取得する能力が必要です。 これらの人事タスク用に設計されたソフトウェアパッケージは、通常、異なる情報セットを含むリンクされたデータベースで構成されます。 たとえば、あるデータベースには、源泉徴収税に関する情報を含む別のデータベースにリンクされた発行済みの小切手の記録が含まれている場合があります。 人事担当者は、この従業員情報を最新かつ正確に保つ責任があります。

人事管理情報システムでデータを定期的に維持することに加えて、人事担当者は特定の情報を取得する特定のクエリを実行する必要もあります。 インストールされているシステムのタイプに応じて、構造化照会言語（SQL）または同様のデータベースプログラミング言語のコマンドなどでこの情報を照会する場合があります。 他のタイプの人事管理ソフトウェアには、フォーム、テーブル、チャート、およびレポートを作成および保存する機能を備えたグラフィカルユーザーインターフェイスがあります。 人事部長が従業員の履歴書や同様の文書のスキャンされたコピーを保持したい場合、情報システムには多くの場合、検索可能な電子コピーを作成するための光学文字認識（OCR）機能が含まれます。

人事管理情報システムは、企業の雇用および解雇の実践においても重要な役割を果たします。 多くの企業は、このタイプのプログラムのOCR機能を使用して、指定されたキーワードの履歴書をスキャンします。 履歴書にキーワードマッチがある応募者は、多くの場合、面接の招待状を受け取る可能性が高くなります。 一部の企業は、このテクノロジーを使用して、従業員が完了する新しい認定資格、特に有料トレーニングとしてカウントされる認定資格を追跡および記録します。 懲戒処分やカウンセリングを必要とする可能性のある労働者も、この情報の記録を人事部の電子人事ファイルに保管することがよくあります。