Vad är ett informationssystem för personalhantering?

Ett informationssystem för personalhantering är en uppsättning förfaranden och tillämpad teknik som personalarbetarna använder för att spåra och organisera data om de anställda inom ett företag eller organisation. Denna information kan omfatta löneposter, skattedokument och register över tilldelade förmåner som sjukförsäkring. Annan personalinformation lagras ofta i ett informationssystem för personalhantering för periodiska utvärderingar av prestationer. Dessa poster är vanligtvis CV och kopior av relevanta branschcertifieringar. Detta område med hantering av mänskliga resurser innebär både användning av ett datorprogram och rutinmässiga metoder för inmatning och uppdatering av relevant data.

Företag med stort antal anställda behöver ofta en separat personalavdelning (HR) för att hålla exakta register över all denna information. Att arbeta med ett informationssystem för personalhantering kräver både ett bra grepp om teknik och en förmåga att snabbt hämta nödvändig data. Ett mjukvarupaket utformat för dessa mänskliga resursuppgifter består vanligtvis av länkade databaser som innehåller olika uppsättningar information. En databas kan till exempel innehålla register över utfärdade lönecheck kopplade till en annan databas med information om källskatter. HR-personal ansvarar för att hålla denna personalinformation uppdaterad och korrekt.

Förutom att regelbundet underhålla uppgifterna i ett informationssystem för personalhantering, måste HR-personal också utföra specifika frågor som hämtar viss information. Beroende på vilken typ av system som är installerat kan de fråga den här informationen med kommandon som de som finns i strukturerat frågespråk (SQL) eller ett liknande databasprogrammeringsspråk. Andra typer av programvara för hantering av mänskliga resurser har grafiska användargränssnitt med funktioner för att skapa och lagra formulär, tabeller, diagram och rapporter. När en personalchef vill behålla skannade kopior av medarbetares CV och liknande dokument innehåller informationssystemet ofta kapacitet för optisk teckenigenkänning (OCR) för att skapa sökbara elektroniska kopior.

Ett informationssystem för personalhantering har också en viktig roll i ett företags anställnings- och skjutpraxis. Många företag använder OCR-funktionerna i den här typen av program för att skanna CV igen för specifika sökord. Sökande vars CV har nyckelordsmatcher har ofta bättre chanser att få en intervjuinbjudan. Vissa företag använder denna teknik för att spåra och registrera alla nya certifieringar som de anställda genomför, särskilt de som räknas som betald utbildning. Arbetstagare som kan behöva disciplinära åtgärder eller rådgivning har också ofta register över denna information som finns i sina elektroniska personalfiler på HR-avdelningen.