Wat is een personeelsbeheersinformatiesysteem?

Een informatiesysteem voor personeelsbeheer is een reeks procedures en toegepaste technologie die medewerkers van personeelszaken gebruiken om gegevens over de werknemers binnen een bedrijf of organisatie te volgen en te organiseren. Deze informatie kan loonadministratie, belastingdocumenten en records van toegewezen voordelen zoals een ziektekostenverzekering omvatten. Andere werknemersinformatie wordt vaak bewaard in een personeelsbeheerinformatiesysteem voor periodieke prestatie-evaluaties. Deze records zijn meestal cv's en kopieën van relevante branchecertificeringen. Dit gebied van human resource management omvat zowel het gebruik van een computer softwareprogramma als van routinepraktijken voor het invoeren en bijwerken van relevante gegevens.

Bedrijven met een groot aantal werknemers hebben vaak een aparte HR-afdeling nodig om al deze informatie nauwkeurig bij te houden. Werken met een informatiesysteem voor personeelsbeheer vereist zowel een goed begrip van technologie als het vermogen om de benodigde gegevens snel op te halen. Een softwarepakket dat is ontworpen voor deze human resource-taken bestaat meestal uit gekoppelde databases die verschillende sets informatie bevatten. De ene database kan records bevatten van uitgegeven looncheques die zijn gekoppeld aan een andere database met informatie over bijvoorbeeld ingehouden belastingen. HR-personeel is verantwoordelijk voor het actueel en accuraat houden van deze personeelsinformatie.

Naast het regelmatig bijhouden van de gegevens in een informatiesysteem voor personeelsbeheer, moet HR-personeel ook specifieke zoekopdrachten uitvoeren die bepaalde informatie ophalen. Afhankelijk van het type systeem dat is geïnstalleerd, kunnen ze deze informatie opvragen met opdrachten zoals die in gestructureerde querytaal (SQL) of een vergelijkbare programmeertaal voor de database. Andere typen software voor human resource management hebben grafische gebruikersinterfaces met functies voor het maken en opslaan van formulieren, tabellen, grafieken en rapporten. Wanneer een personeelsmanager gescande kopieën van cv's van werknemers en soortgelijke documenten wil bewaren, omvat het informatiesysteem vaak optische karakterherkenning (OCR) mogelijkheid om doorzoekbare elektronische kopieën te maken.

Een informatiesysteem voor personeelsbeheer speelt ook een belangrijke rol in de wervings- en ontslagpraktijken van een bedrijf. Veel bedrijven gebruiken de OCR-functies van dit type programma om cv's te scannen op aangewezen trefwoorden. Aanvragers wier CV's overeenkomsten met zoekwoorden hebben, hebben vaak betere kansen om een ​​uitnodiging voor een interview te ontvangen. Sommige bedrijven gebruiken deze technologie om nieuwe certificeringen bij te houden en te registreren die werknemers voltooien, met name die welke als betaalde training gelden. Werknemers die mogelijk disciplinaire maatregelen of counseling nodig hebben, bewaren deze informatie ook regelmatig in hun elektronische personeelsdossiers op de HR-afdeling.