Hva er et informasjonssystem for personalstyring?

Et informasjonssystem for personalledelse er et sett med prosedyrer og anvendt teknologi som personalarbeidere bruker for å spore og organisere data om de ansatte i en virksomhet eller organisasjon. Denne informasjonen kan omfatte lønnsregistre, skattedokumenter og poster over tildelte fordeler som helseforsikring. Annen ansattinformasjon oppbevares ofte i et informasjonssystem for personalledelse for periodiske evalueringer av resultatene. Disse postene er vanligvis gjenopptatt og kopier av relevante bransjesertifiseringer. Dette området med human resource management innebærer både bruk av et dataprogram og rutinepraksis for innlegging og oppdatering av relevante data.

Virksomheter med stort antall ansatte trenger ofte en egen avdeling for HR (HR) for å føre nøyaktig journal over all denne informasjonen. Å jobbe med et informasjonssystem for personalledelse krever både et godt grep om teknologi og en evne til å hente nødvendige data raskt. En programvarepakke designet for disse menneskelige ressursoppgavene består vanligvis av koblede databaser som inneholder forskjellige sett med informasjon. Én database kan inneholde poster over utstedte lønnsjekk knyttet til en annen database med informasjon om for eksempel tilbakeholdt skatt. HR-personell er ansvarlig for å holde denne arbeidsstyrkeinformasjonen oppdatert og nøyaktig.

I tillegg til regelmessig vedlikehold av dataene i et informasjonssystem for personalledelse, må HR-personell også utføre spesifikke spørsmål som henter bestemt informasjon. Avhengig av hvilken type system som er installert, kan de spørre om denne informasjonen med kommandoer som de som er i strukturert spørrespråk (SQL) eller et lignende databases programmeringsspråk. Andre typer human resource management-programvare har grafiske brukergrensesnitt med funksjoner for å lage og lagre skjemaer, tabeller, diagrammer og rapporter. Når en personalsjef ønsker å beholde skannede kopier av ansattes CV og lignende dokumenter, inneholder informasjonssystemet ofte optisk karaktergjenkjenning (OCR) for å lage søkbare elektroniske kopier.

Et informasjonssystem for personalledelse har også en viktig rolle i en virksomhets ansettelses- og avfyringspraksis. Mange selskaper bruker OCR-funksjonene i denne typen programmer for å skanne gjenoppta etter angitte nøkkelord. Søkere hvis CV har søkeordkamp har ofte bedre sjanser til å motta en intervjuinvitasjon. Noen virksomheter bruker denne teknologien for å spore og registrere alle nye sertifiseringer som ansatte fullfører, spesielt de som regnes som betalt opplæring. Arbeidstakere som kan kreve disiplinærtiltak eller rådgivning, har også ofte oversikt over denne informasjonen som er lagret i sine elektroniske personalfiler i HR-avdelingen.