Was ist ein Personalmanagement-Informationssystem?
Ein Personalmanagement-Informationssystem besteht aus einer Reihe von Verfahren und angewandten Technologien, mit denen Mitarbeiter Daten über die Mitarbeiter in einem Unternehmen oder einer Organisation nachverfolgen und organisieren. Diese Informationen können Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Steuerbelege und Aufzeichnungen über zugewiesene Leistungen wie Krankenversicherungen umfassen. Andere Mitarbeiterinformationen werden häufig in einem Personalverwaltungsinformationssystem für regelmäßige Leistungsbewertungen gespeichert. Diese Aufzeichnungen sind in der Regel Lebensläufe und Kopien der relevanten Industriezertifizierungen. In diesem Bereich des Personalmanagements werden sowohl ein Computersoftwareprogramm als auch Routineverfahren zur Eingabe und Aktualisierung relevanter Daten eingesetzt.
Unternehmen mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern benötigen häufig eine separate Personalabteilung, um genaue Aufzeichnungen über all diese Informationen zu führen. Die Arbeit mit einem Personalmanagement-Informationssystem erfordert sowohl ein gutes technisches Verständnis als auch die Fähigkeit, benötigte Daten schnell abzurufen. Ein Softwarepaket, das für diese Personalaufgaben entwickelt wurde, besteht in der Regel aus verknüpften Datenbanken, die unterschiedliche Informationssätze enthalten. Eine Datenbank kann Aufzeichnungen über ausgegebene Gehaltsschecks enthalten, die mit einer anderen Datenbank verknüpft sind, beispielsweise mit Informationen zu einbehaltenen Steuern. HR-Mitarbeiter sind dafür verantwortlich, dass die Informationen dieser Belegschaft aktuell und genau sind.
Neben der regelmäßigen Pflege der Daten in einem Personalmanagement-Informationssystem müssen HR-Mitarbeiter auch bestimmte Abfragen durchführen, um bestimmte Informationen abzurufen. Je nach Art des installierten Systems fragen sie diese Informationen möglicherweise mit Befehlen ab, z. B. in SQL (Structured Query Language) oder einer ähnlichen Datenbankprogrammiersprache. Andere Arten von Personalverwaltungssoftware verfügen über grafische Benutzeroberflächen mit Funktionen zum Erstellen und Speichern von Formularen, Tabellen, Diagrammen und Berichten. Wenn ein Personalmanager gescannte Kopien von Lebensläufen von Mitarbeitern und ähnliche Dokumente aufbewahren möchte, enthält das Informationssystem häufig eine optische Zeichenerkennung (OCR) zum Erstellen durchsuchbarer elektronischer Kopien.
Ein Personalmanagement-Informationssystem spielt auch eine wichtige Rolle bei der Einstellung und Entlassung eines Unternehmens. Viele Unternehmen verwenden die OCR-Funktionen dieses Programmtyps, um Lebensläufe nach bestimmten Schlüsselwörtern zu durchsuchen. Bewerber, deren Lebensläufe Keyword-Übereinstimmungen aufweisen, haben häufig bessere Chancen, eine Einladung zum Vorstellungsgespräch zu erhalten. Einige Unternehmen verwenden diese Technologie, um neue Zertifizierungen zu verfolgen und aufzuzeichnen, die von Mitarbeitern durchgeführt werden, insbesondere solche, die als bezahlte Schulungen gelten. Arbeitnehmer, die Disziplinarmaßnahmen oder Beratung benötigen, führen häufig Aufzeichnungen über diese Informationen in ihren elektronischen Personalakten in der Personalabteilung.