Hvad er et informationssystem for personaleadministration?

Et informationssystem for personalestyring er et sæt procedurer og anvendt teknologi, som menneskelige ressourcearbejdere bruger til at spore og organisere data om medarbejderne i en virksomhed eller organisation. Disse oplysninger kan omfatte lønregistre, skattedokumenter og poster over tildelte fordele såsom sundhedsforsikring. Andre medarbejderoplysninger opbevares ofte i et informationssystem for personalledelse til periodiske evalueringer af resultater. Disse poster er normalt genoptages og kopier af relevante branche-certificeringer. Dette område med human resource management indebærer både brugen af ​​et computersoftwareprogram og rutinepraksis til indtastning og opdatering af relevante data.

Virksomheder med stort antal ansatte har ofte brug for en separat HR-afdeling (HR) for at føre nøjagtige poster over al denne information. Arbejde med et informationssystem til personalledelse kræver både et godt greb om teknologi og en evne til hurtigt at hente nødvendige data. En softwarepakke designet til disse menneskelige ressourceopgaver består typisk af sammenkoblede databaser, der indeholder forskellige sæt information. En database kan indeholde poster over udstedte lønchecks, der er knyttet til en anden database med f.eks. Oplysninger om tilbageholdte skatter. HR-personale er ansvarlige for at holde denne arbejdsstyrkeinformation ajour og nøjagtig.

Ud over regelmæssig vedligeholdelse af dataene i et personalestyringsinformationssystem, er HR-personale også nødt til at udføre specifikke forespørgsler, der henter visse oplysninger. Afhængig af typen af ​​installeret system kan de forespørge disse oplysninger med kommandoer som dem i struktureret forespørgselssprog (SQL) eller et lignende databaseprogrammeringssprog. Andre typer human resource management software har grafiske brugergrænseflader med funktioner til oprettelse og lagring af formularer, tabeller, diagrammer og rapporter. Når en personalechef ønsker at opbevare scannede kopier af medarbejder CV og lignende dokumenter, inkluderer informationssystemet ofte optisk karaktergenkendelses (OCR) kapacitet til at skabe søgbare elektroniske kopier.

Et informationssystem for personalestyring har også en vigtig rolle i en virksomheds ansættelses- og fyringspraksis. Mange virksomheder bruger OCR-funktionerne i denne type program til at scanne genoptagelser til udpegede nøgleord. Ansøgere, hvis CV har søgeordsmatch, har ofte bedre chancer for at modtage en samtaleinvitation. Nogle virksomheder bruger denne teknologi til at spore og registrere alle nye certificeringer, som medarbejderne udfylder, især dem, der regnes som betalt uddannelse. Arbejdstagere, der muligvis kræver disciplinær handling eller rådgivning, har også ofte registreringer af denne information i deres elektroniske personalefiler i HR-afdelingen.