Co je informační systém pro správu personálu?
Informační systém pro správu osob je sada postupů a aplikovaných technologií, které pracovníci lidských zdrojů používají ke sledování a organizování údajů o zaměstnancích v podniku nebo organizaci. Tyto informace mohou zahrnovat mzdové záznamy, daňové doklady a záznamy o přidělených dávkách, jako je zdravotní pojištění. Další informace o zaměstnancích jsou často uchovávány v informačním systému pro správu osob pro pravidelné hodnocení výkonu. Tyto záznamy jsou obvykle obnoveny a kopie příslušných průmyslových certifikátů. Tato oblast řízení lidských zdrojů zahrnuje použití počítačového softwarového programu a rutinních postupů pro zadávání a aktualizaci příslušných údajů.
Podniky s velkým počtem zaměstnanců často potřebují samostatné oddělení lidských zdrojů, aby vedly přesné záznamy o všech těchto informacích. Práce s informačním systémem pro správu personálu vyžaduje jak dobrou znalost technologie, tak schopnost rychle načíst potřebná data. Softwarový balíček určený pro tyto úkoly lidských zdrojů obvykle sestává z propojených databází obsahujících různé sady informací. Jedna databáze může obsahovat záznamy o vydaných výplatách propojených s jinou databází, například s informacemi o srážkových daních. Personál HR odpovídá za to, že informace o pracovní síle jsou aktuální a přesné.
Kromě pravidelného uchovávání dat v informačním systému pro správu personálu musí personalisté také provádět specifické dotazy, které získávají určité informace. V závislosti na typu nainstalovaného systému mohou tyto informace dotazovat pomocí příkazů, jako jsou příkazy ve strukturovaném dotazovacím jazyce (SQL) nebo podobný programovací jazyk databáze. Jiné typy softwaru pro správu lidských zdrojů mají grafické uživatelské rozhraní s funkcemi pro vytváření a ukládání formulářů, tabulek, tabulek a sestav. Když personální manažer chce uchovat naskenované kopie životopisů zaměstnanců a podobných dokumentů, informační systém často zahrnuje schopnost optického rozpoznávání znaků (OCR) pro vytváření elektronických kopií, které lze prohledávat.
Informační systém pro správu personálu má také důležitou roli v náborových a palebných praktikách podniku. Mnoho společností používá funkce OCR tohoto typu programu ke kontrole životopisů určených klíčových slov. Žadatelé, jejichž životopisy mají shodné klíčové slovo, mají často větší šanci na přijetí pozvánky na pohovor. Některé firmy používají tuto technologii ke sledování a zaznamenávání všech nových certifikátů, které zaměstnanci dokončují, zejména těch, které se počítají jako placené školení. Pracovníci, kteří mohou vyžadovat disciplinární řízení nebo poradenství, také často uchovávají záznamy o těchto informacích ve svých elektronických personálních souborech v oddělení lidských zdrojů.