Co to jest system informacji o zarządzaniu personelem?
System informacji o zarządzaniu personelem to zestaw procedur i stosowanej technologii, których pracownicy zasobów ludzkich używają do śledzenia i organizowania danych o pracownikach w firmie lub organizacji. Informacje te mogą obejmować ewidencję płac, dokumenty podatkowe oraz ewidencję przyznanych świadczeń, takich jak ubezpieczenie zdrowotne. Inne informacje o pracownikach są często przechowywane w systemie informacji o zarządzaniu personelem w celu okresowej oceny wyników. Dokumenty te są zwykle wznawiane i kopie odpowiednich certyfikatów branżowych. Ten obszar zarządzania zasobami ludzkimi obejmuje zarówno korzystanie z oprogramowania komputerowego, jak i rutynowe praktyki wprowadzania i aktualizacji odpowiednich danych.
Firmy z dużą liczbą pracowników często potrzebują osobnego działu zasobów ludzkich (HR) do prowadzenia dokładnych rejestrów wszystkich tych informacji. Praca z systemem informatycznym do zarządzania personelem wymaga zarówno dobrego opanowania technologii, jak i zdolności szybkiego pobierania potrzebnych danych. Pakiet oprogramowania zaprojektowany do tych zadań związanych z zasobami ludzkimi zazwyczaj składa się z połączonych baz danych zawierających różne zestawy informacji. Jedna baza danych może zawierać zapisy wystawionych wypłat połączone z inną bazą danych, na przykład informacje o potrąconych podatkach. Personel HR jest odpowiedzialny za aktualizację i dokładność tych informacji o pracownikach.
Oprócz regularnego przechowywania danych w systemie informacji zarządzania personelem, personel HR musi również wykonywać określone zapytania, które pobierają określone informacje. W zależności od typu zainstalowanego systemu mogą wyszukiwać te informacje za pomocą poleceń, takich jak polecenia w strukturalnym języku zapytań (SQL) lub w podobnym języku programowania bazy danych. Inne typy oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi mają graficzne interfejsy użytkownika z funkcjami do tworzenia i przechowywania formularzy, tabel, wykresów i raportów. Gdy menedżer personelu chce zachować zeskanowane kopie wznowień pracownika i podobnych dokumentów, system informacyjny często zawiera funkcję optycznego rozpoznawania znaków (OCR) do tworzenia przeszukiwalnych kopii elektronicznych.
System informacji zarządzania personelem odgrywa również ważną rolę w praktykach zatrudniania i zwalniania przedsiębiorstw. Wiele firm korzysta z funkcji OCR tego typu programu do skanowania CV w poszukiwaniu wyznaczonych słów kluczowych. Wnioskodawcy, których CV ma dopasowania słów kluczowych, często mają większe szanse na otrzymanie zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną. Niektóre firmy używają tej technologii do śledzenia i rejestrowania wszelkich nowych certyfikatów wypełnianych przez pracowników, szczególnie tych, które liczą się jako płatne szkolenia. Pracownicy, którzy mogą wymagać działań dyscyplinarnych lub doradztwa, często przechowują te informacje w swoich elektronicznych aktach osobowych w dziale HR.