¿Qué hace un asistente administrativo?
Un asistente clerical es responsable de proporcionar apoyo general de la oficina para un grupo de personas. Este tipo de asistente puede trabajar en cualquier número de campos, incluidas las oficinas legales, las escuelas y muchas empresas. Las tareas precisas para las cuales el asistente administrativo es responsable varía según la empresa, pero es común que un asistente responda teléfonos, realice la presentación y las reuniones de programación. También se pueden incluir varios tipos de tareas informáticas, y el uso de maquinaria básica de oficina es común. Diferentes compañías tienen diferentes expectativas para las personas en este puesto, por lo que es una buena idea leer la descripción del trabajo a fondo para determinar qué implica una posición clerical específica.
Trabajar con teléfonos a menudo es una gran parte del trabajo de un asistente administrativo. En algunas compañías, un asistente administrativo también podría ser responsable de responder correos electrónicos y mensajes de redes sociales. Los asistentes a menudo se comunican con clientes y relaciones comerciales utilizando estos métodos para realizar ESLas funciones de la empresa para la empresa.
El uso de equipos de oficina es otra gran parte del trabajo de un asistente administrativo. Los escáneres, las copiadoras y las máquinas de fax a menudo se usan para realizar una variedad de funciones. Las computadoras, por supuesto, a menudo se usan para la presentación virtual, la composición de mensajes y muchas otras tareas. La entrada de datos en las computadoras se asigna comúnmente a asistentes administrativos, al igual que el mantenimiento de los libros de fechas computarizados y otros materiales organizacionales. A veces, la gestión de pequeñas cantidades de dinero y la preparación de pequeños presupuestos también se asigna a los asistentes.
Hacer citas es a menudo una tarea designada para asistentes administrativos. Un asistente puede ser responsable de programar reuniones, asegurarse de que las citas no se superpongan y redirigir a los clientes potenciales a un miembro apropiado del personal de la oficina. A menudo, también se requiere que un asistente organice el correo y otros materiales de comunicación. DEPTerminando en el tipo de trabajo que realiza la oficina, se puede requerir un asistente administrativo para firmar paquetes y materiales importantes y dirigir esos materiales a sus destinos apropiados.
El deber principal de cualquier asistente es ayudar a otros trabajadores y, por lo tanto, las tareas precisas a un asistente se les puede pedir que funcione variar según el cargo. Por ejemplo, en una biblioteca, se le puede pedir a un asistente que aplique códigos de barras a los libros, mientras que en una escuela se le puede pedir a un asistente que ayude a entregar combinaciones de casilleros. En esta profesión, la flexibilidad es extremadamente útil, particularmente si alguien está trabajando para la oficina en una capacidad temporal. Lo que un asistente administrativo hace principalmente es hacer que la oficina sea un lugar más fácil para trabajar, y el asistente hace esto haciendo lo que le dicen.