Co dělá administrativní asistent?

Administrativní pracovník je zodpovědný za poskytování obecné kancelářské podpory skupině lidí. Tento typ asistenta může pracovat v mnoha oborech, včetně advokátních kanceláří, škol a mnoha podniků. Přesné povinnosti, za které je administrativní úředník odpovědný, se liší v závislosti na společnosti, ale je běžné, že asistent odpovídá na telefony, provádí registraci a plánuje schůzky. Mohou být také zahrnuty různé typy počítačových úloh a používání běžných kancelářských strojů je běžné. Různé společnosti mají různá očekávání od lidí v této pozici, proto je dobré si důkladně přečíst popis práce, aby bylo možné určit, co konkrétní administrativní pozice znamená.

Práce s telefony je často velkou součástí práce úředníka. V některých společnostech může být za odpovídání na e-maily a zprávy v sociálních sítích odpovědný i administrativní asistent. Asistenti často komunikují se zákazníky a obchodní vztahy pomocí těchto metod k plnění základních funkcí pro společnost.

Používání kancelářského vybavení je další velkou součástí práce administrativního asistenta. Skenery, kopírky a faxy se často používají k provádění různých funkcí. Počítače se samozřejmě často používají pro virtuální archivaci, sestavování zpráv a mnoho dalších úkolů. Zadávání dat na počítačích je obvykle přiřazováno úředním asistentům, stejně jako údržba počítačových datových knih a dalších organizačních materiálů. Někdy je také asistenční služba přidělena na správu malých množství peněz a přípravu malých rozpočtů.

Uzavírání schůzek je často úkolem úředníků. Asistent může být zodpovědný za plánování schůzek, ujistit se, že se schůzky nepřekrývají, a přesměrovat potenciální klienty k příslušnému zaměstnanci úřadu. Asistent je také často povinen organizovat poštu a další komunikační materiály. V závislosti na typu práce, kterou kancelář vykonává, může být administrativní úředník požádán, aby podepsal balíčky a důležité materiály a nasměroval tyto materiály na jejich vhodné místo určení.

Primární povinností každého asistenta je pomáhat jiným pracovníkům, a proto se přesné povinnosti, které může asistent požadovat, se liší podle úřadu. Například v knihovně může být asistent požádán o použití čárových kódů na knihy, zatímco ve škole může být asistent požádán o pomoc při rozdávání skříňkových kombinací. V této profesi je flexibilita velmi užitečná, zejména pokud někdo pracuje pro úřad dočasně. Administrativní pracovník primárně dělá, aby kancelář byla jednodušší místo pro práci, a asistent to dělá tím, co mu je řečeno.