事務助手は何をしますか？

事務アシスタントは、人々のグループに一般的なオフィスサポートを提供する責任があります。 この種のアシスタントは、法律事務所、学校、多くの企業など、あらゆる分野で働くことができます。 事務アシスタントが担当する正確な職務は会社によって異なりますが、アシスタントが電話に応答し、ファイリングを行い、会議をスケジュールすることは一般的です。 さまざまな種類のコンピュータータスクも含まれる場合があり、基本的なオフィス機器の使用が一般的です。 このポジションにいる人々に対する期待は会社ごとに異なるため、特定の事務職の職務に含まれるものを判断するために、職務記述書をよく読むことをお勧めします。

電話での作業は、多くの場合、事務助手の仕事の大部分です。 一部の企業では、事務アシスタントが電子メールやソーシャルネットワーキングメッセージへの応答を担当する場合もあります。 多くの場合、アシスタントはこれらの方法を使用して顧客や取引関係と通信し、会社にとって不可欠な機能を実行します。

事務機器の使用は、事務助手の仕事のもう1つの大きな部分です。 スキャナー、コピー機、およびファックス機は、さまざまな機能を実行するためによく使用されます。 もちろん、コンピューターは、仮想ファイリング、メッセージ作成、および他の多くのタスクによく使用されます。 コンピューター上のデータ入力は一般的に事務アシスタントに割り当てられ、コンピューター化された日付帳やその他の組織資料のメンテナンスも同様です。 時々、小額のお金の管理と小さな予算の準備もアシスタントに割り当てられます。

多くの場合、アポイントメントは事務アシスタントに任命されたタスクです。 アシスタントは、会議をスケジュールし、予定が重複しないようにし、潜在的なクライアントをオフィススタッフの適切なメンバーにリダイレクトする責任があります。 多くの場合、郵便物やその他のコミュニケーション資料を整理するためにアシスタントも必要です。 オフィスで行われる作業の種類によっては、事務助手がパッケージと重要な資料に署名し、それらの資料を適切な宛先に転送する必要がある場合があります。

アシスタントの主な任務は他の労働者を支援することです。そのため、アシスタントが実行するように求められる正確な職務はオフィスによって異なります。 たとえば、図書館では、アシスタントに本にバーコードを適用するように求められる場合がありますが、学校では、ロッカーの組み合わせの配布に役立つように求められる場合があります。 この専門職では、特に誰かが一時的にオフィスで働いている場合、柔軟性が非常に役立ちます。 事務助手が主に行うことは、オフィスをより働きやすい場所にすることであり、助手は彼または彼女に言われたことをすることによってこれを行います。