¿Qué hace un empleado de ingresos?
Un empleado de ingresos realiza tareas administrativas relacionadas con transacciones financieras en servicios públicos, agencias de tránsito y otros proveedores de servicios. Esto incluye emitir facturas, recopilar pagos, grabar información de la cuenta y manejar cuentas retrasadas. La preparación de estados financieros también puede ser parte del trabajo para un empleado de ingresos. Algunas oficinas brindan apoyo administrativo debido al alto volumen de pagos manejados, mientras que en otros casos las personas trabajan por su cuenta e informan a un director de finanzas o un funcionario similar.
La información de los servicios proporcionados debe presentarse al secretario de ingresos, que prepara declaraciones para los clientes. El software automatizado puede facilitar este proceso imprimiendo declaraciones a solicitud y realizando los cálculos necesarios para impuestos, tarifas y otros gastos. Estas facturas se pueden enviar con sobres de pago e información sobre otras opciones de pago. Algunos empleados de ingresos trabajan con sistemas de pago en línea, que permiten a los clientes enviar pagos electroNicalmente y puede interactuar con el sistema informático para registrar automáticamente los datos y crear informes para el uso del empleado.
A medida que llegan los pagos, el empleado de ingresos los coincide con cuentas y los registra. En caso de que todavía haya un saldo vencido, se puede emitir otra factura o se pueden hacer notas sobre un plan de pago si se ha establecido uno. El mantenimiento de registros preciso es importante para evitar doblar o enviar a los clientes a colecciones cuando están en buena posición. Un empleado de ingresos también puede realizar los cambios en las cuentas, como la actualización de las direcciones o los detalles del servicio, para asegurarse de que los clientes se facture de manera precisa y adecuada.
Los informes financieros periódicos pueden proporcionar información sobre los pagos recopilados y pendientes. El secretario de ingresos envía estos a otros miembros de la oficina para que sepan cuánto dinero está trayendo la compañía o la agencia. Esto también puede proporcionar información sobre elVolumen de servicios que se utilizan, lo que ayuda con la planificación. Por ejemplo, una utilidad de agua podría tener que planear caminar agua para satisfacer las necesidades en la estación seca.
El software también puede generar listas de cuentas vencidas. El secretario de ingresos puede enviar demandas de pago y realizar llamadas de seguimiento a los clientes si no responden. En algunos casos, no pagar puede resultar en ser enviado a una agencia de cobros de terceros después de un período de tiempo establecido. Esto implica empacar cuentas con toda la información disponible para que los representantes de colecciones puedan trabajar con el cliente para recopilar el dinero, establecer un plan de plazos o tomar acciones legales para recuperar fondos no remunerados.