Que fait un commis au revenu?
Un commis aux recettes s'acquitte de tâches de bureau liées aux transactions financières effectuées auprès de services publics, d'agences de transit et d'autres fournisseurs de services. Cela inclut l’émission de factures, la collecte des paiements, la saisie des informations sur les comptes et le traitement des comptes en souffrance. La préparation des états financiers peut également faire partie du travail d'un commis aux recettes. Certains bureaux fournissent un soutien administratif en raison du volume élevé de paiements traités, tandis que dans d'autres cas, les personnes travaillent seules et relèvent d'un directeur des finances ou d'un responsable similaire.
Les informations sur les services fournis doivent être soumises au commis aux recettes, qui prépare les relevés pour les clients. Un logiciel automatisé peut faciliter ce processus en imprimant des relevés sur demande et en effectuant les calculs nécessaires pour les taxes, les frais et autres dépenses. Ces factures peuvent être envoyées avec des enveloppes de paiement et des informations sur les autres options de paiement. Certains commis aux recettes travaillent avec des systèmes de paiement en ligne, qui permettent aux clients de soumettre des paiements par voie électronique et peuvent communiquer avec le système informatique pour enregistrer automatiquement les données et créer des rapports à l'usage du commis.
Lorsque les paiements arrivent, le commis aux recettes les compare aux comptes et les enregistre. S'il reste encore un solde à payer, une autre facture peut être émise ou des notes peuvent être établies concernant un plan de paiement, le cas échéant. Une tenue de registres précise est importante pour éviter les doubles factures ou les envois de clients aux collections quand ils sont en règle. Un commis aux recettes peut également apporter des modifications aux comptes, telles que la mise à jour des adresses ou des détails de service, pour s'assurer que les clients sont facturés avec précision et de manière appropriée.
Les rapports financiers périodiques peuvent fournir des informations sur les paiements encaissés et en suspens. Le commis aux recettes les envoie aux autres membres du bureau afin qu'ils sachent combien d'argent la société ou l'agence apporte. Cela peut également fournir des informations sur le volume de services utilisés, ce qui facilite la planification. Par exemple, un service d'eau peut être amené à planifier le transport de l'eau par camion pour répondre aux besoins pendant la saison sèche.
Le logiciel peut également générer des listes de comptes en souffrance. Le commis aux recettes peut envoyer des demandes de paiement et faire des appels de suivi aux clients s’ils ne répondent pas. Dans certains cas, le non-paiement peut entraîner l'envoi à une agence de recouvrement tierce après une période donnée. Cela implique d'assembler les comptes avec toutes les informations disponibles afin que les représentants du recouvrement puissent travailler avec le client pour collecter les fonds, définir un échéancier ou engager des poursuites pour récupérer les fonds impayés.