Vad gör en inkomstkontor?
En inkomstkontor utför kontoristiska uppgifter relaterade till finansiella transaktioner på verktyg, transitbyråer och andra tjänsteleverantörer. Detta inkluderar att utfärda räkningar, samla in betalningar, registrera kontoinformation och hantera förfallna konton. Förberedelse av finansiella rapporter kan också vara en del av jobbet för en intäktskontor. Vissa kontor ger administrativt stöd på grund av den höga volymen av betalningar som hanteras, medan människor i andra fall arbetar på egen hand och rapporterar till en finansdirektör eller liknande tjänsteman.
Information om tillhandahållna tjänster måste lämnas till intäktsansvarig, som förbereder uttalanden för kunder. Automatiserad programvara kan underlätta denna process genom att skriva ut uttalanden på begäran och utföra nödvändiga beräkningar för skatter, avgifter och andra utgifter. Dessa räkningar kan skickas ut med betalningskuvert och information om andra betalningsalternativ. Vissa intäktsansvariga arbetar med online -betalningssystem, som gör det möjligt för kunder att skicka in betalningar elektroNICAL och kan gränssnitt med datorsystemet för att automatiskt spela in data och skapa rapporter för kontoristens användning.
När betalningar anländer matchar intäktsansvarig dem med konton och registrerar dem. I händelse av att det fortfarande finns en saldo, kan en annan räkning utfärdas, eller anteckningar kan göras om en betalningsplan om man har fastställts. Noggrann registrering är viktigt för att undvika dubbelbilling eller skicka kunder till samlingar när de är i god status. Ändringar på konton, som att uppdatera adresser eller serviceuppgifter, kan också göras av en inkomstkontor för att se till att klienter faktureras exakt och på lämpligt sätt.
periodiska finansiella rapporter kan ge information om betalningar som samlas in och utestående. Intäktsansvarig skickar dessa till andra medlemmar på kontoret så att de vet hur mycket pengar företaget eller byrån tar in. Detta kan också ge information omVolym av tjänster som används, vilket hjälper till med planering. Till exempel kan ett vattenverktyg behöva planera att lastbils vatten in för att tillgodose behoven under den torra säsongen.
Programvara kan också generera listor med förfallna konton. Intäktsansvarig kan skicka ut krav på betalning och ringa uppföljningssamtal till kunder om de inte svarar. I vissa fall kan inte betala resultera i att skickas till en tredje parts samlingsbyrå efter en viss tidsperiod. Detta innebär att förpackning av konton med all tillgänglig information så att samlingsrepresentanter kan arbeta med kunden för att samla in pengarna, inrätta en avbetalningsplan eller vidta rättsliga åtgärder för att återfå obetalda medel.