Vad gör en inkomster?
En intäktsansvarig utför tjänsteuppgifter relaterade till finansiella transaktioner hos verktyg, transitbyråer och andra tjänsteleverantörer. Detta inkluderar att utfärda räkningar, samla in betalningar, registrera kontoinformation och hantera förfallna konton. Utarbetande av finansiella rapporter kan också vara en del av jobbet för en intäktsansvarig. Vissa kontor ger administrativt stöd på grund av den stora mängden hanterade betalningar, medan i andra fall människor arbetar på egen hand och rapporterar till en finansdirektör eller liknande tjänsteman.
Information om tillhandahållna tjänster måste skickas till inkomstkontor som utarbetar uttalanden för kunderna. Automatiserad programvara kan underlätta denna process genom att skriva ut uttalanden på begäran och genomföra nödvändiga beräkningar för skatter, avgifter och andra utgifter. Dessa räkningar kan skickas ut med betalnings kuvert och information om andra betalningsalternativ. Vissa intäktskontor fungerar med betalningssystem online, vilket gör det möjligt för kunder att skicka in betalningar elektroniskt och kan gränssnitt med datorsystemet för att automatiskt spela in data och skapa rapporter för kontoristens användning.
När betalningarna anländer matchar inkomsteren dem med konton och registrerar dem. I händelse av att det fortfarande finns en balans som kan betalas, kan en annan räkning utfärdas eller anteckningar göras om en betalningsplan om en sådan har upprättats. Exakt journalföring är viktigt för att undvika dubbelborrning eller skicka kunder till samlingar när de har ett gott skick. Ändringar av konton, som uppdatering av adresser eller servicedetaljer, kan också göras av en intäktsansvarig för att se till att kunder faktureras korrekt och på rätt sätt.
Periodiska finansiella rapporter kan ge information om insamlade och utestående betalningar. Intäktsansvarig skickar dessa till andra medlemmar på kontoret så att de vet hur mycket pengar företaget eller byrån sätter in. Det kan också ge information om volymen av tjänster som används, vilket hjälper till med planering. Till exempel kan ett vattenföretag behöva planera för att lasta in vatten för att tillgodose behoven under torrsäsongen.
Programvara kan också generera listor med förfallna konton. Inkomster kan skicka ut krav på betalning och ringa uppföljningssamtal till kunder om de inte svarar. I vissa fall kan underlåtenhet att betala resultera i att det skickas till en tredje part för insamlingsbyrå efter en viss tid. Det handlar om att packa upp konton med all tillgänglig information så att samlingsrepresentanter kan arbeta med kunden för att samla in pengarna, skapa en avbetalningsplan eller vidta rättsliga åtgärder för att få tillbaka obetalda medel.