¿Qué son los controles de detective?
Los controles de detección son medidas que una empresa utiliza para identificar irregularidades para que puedan corregirse, idealmente lo antes posible. Leyes como la Ley Sarbanes-Oxley de 2002 exigen el uso de controles internos para abordar problemas comunes de contabilidad y ética, y las empresas también quieren usar controles para evitar el desperdicio, el fraude y otros problemas que puedan encontrar en el transcurso de sus negocios. El contador de los controles de detección son controles correctivos, que son medidas para evitar que ocurran problemas en primer lugar.
Un ejemplo de control de detective es una auditoría. La mayoría de las empresas realizan auditorías internas y externas periódicas para revisar los estados financieros, analizar los departamentos y determinar si hay irregularidades. Estos podrían incluir signos de malversación de fondos y fraude dentro de una empresa, así como actividades que sugieran un intento de ocultar problemas financieros de inversores, reguladores y el público en general. Las empresas pueden utilizar auditorías sorpresa como otra forma de control de detectives, por lo que las personas nunca saben cuándo esperar una evaluación.
Otros controles de detección pueden incluir disparadores para ciertos tipos de actividad, como alertas de advertencia que aparecerán cuando las personas realicen transacciones financieras que parezcan irregulares. Si un departamento siempre emite un cheque al mismo proveedor por la misma cantidad, un cambio repentino podría ser motivo de preocupación, y se podría establecer un control de detección para notificar al departamento de contabilidad cuando ocurran variaciones como esta para que puedan averiguar qué sucedió y por qué.
Las empresas pueden usar medidas como formularios de informes obligatorios para que puedan detectar actividades irregulares temprano, a menudo en forma de estados financieros que no coinciden con lo que una persona o departamento está haciendo realmente. Estos controles de detectives pueden involucrar cosas como enviar automáticamente datos a la contabilidad para su revisión, proporcionando una auditoría continua para que las personas puedan detectar cualquier cosa inusual casi tan pronto como suceda. Los contadores y abogados pueden trabajar juntos para desarrollar controles apropiados y efectivos.
La ley establece algunos controles de detección y las empresas deben demostrar que los están utilizando y que cumplen con los estándares regulatorios sobre cómo usar esos controles. Otros se consideran parte de las normas y prácticas generalmente aceptadas, y aunque no se requieren explícitamente, son una muy buena idea. Las empresas que se desvían de las prácticas aceptadas pueden ser objetivos de preocupación y sospecha, ya que las personas querrán saber por qué no están siguiendo el ritmo de otras empresas en términos de prácticas contables. Otros controles pueden ser opcionales, pero recomendados, por razones legales o éticas.