Jakie są kontrole detektywistyczne?
Kontrole detektywistyczne to środki stosowane przez firmę do identyfikowania nieprawidłowości, aby można je było skorygować, najlepiej jak najszybciej. Przepisy takie jak Sarbanes-Oxley Act z 2002 r. Nakazują stosowanie kontroli wewnętrznej w celu rozwiązania typowych problemów księgowych i etycznych, a firmy chcą również stosować kontrole w celu uniknięcia marnotrawstwa, oszustw i innych problemów, które mogą napotkać w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej. Kontrole dla kontroli detektywistycznych to kontrole korekcyjne, które są przede wszystkim środkami zapobiegającymi występowaniu problemów.
Jednym z przykładów kontroli detektywistycznej jest audyt. Większość firm regularnie przeprowadza zewnętrzne i wewnętrzne audyty w celu przeglądu sprawozdań finansowych, kontroli działów i ustalenia, czy występują nieprawidłowości. Mogą one obejmować oznaki defraudacji i oszustw w firmie, a także działania sugerujące próbę ukrycia problemów finansowych przed inwestorami, organami nadzoru i opinią publiczną. Firmy mogą wykorzystywać audyty z zaskoczenia jako inną formę kontroli detektywistycznej, więc ludzie nigdy nie wiedzą, kiedy spodziewać się oceny.
Inne kontrole detektywistyczne mogą obejmować wyzwalacze dla niektórych rodzajów działań, takie jak ostrzeżenia ostrzegawcze, które pojawią się, gdy ludzie zaangażują się w transakcje finansowe, które wydają się nieregularne. Jeśli dział zawsze wystawia czek dla tego samego dostawcy na tę samą kwotę, nagła zmiana może być powodem do niepokoju, a kontrola detektywna może zostać skonfigurowana w celu powiadamiania działu księgowości o wystąpieniu takich zmian, aby mogli dowiedzieć się, co stało się i dlaczego.
Firmy mogą stosować takie środki, jak obowiązkowe formularze sprawozdawcze, aby wcześnie wykryć nieprawidłową działalność, często w formie sprawozdań finansowych, które nie pasują do tego, co faktycznie robi osoba lub dział. Te detektywistyczne kontrole mogą obejmować takie rzeczy, jak automatyczne wysyłanie danych do księgowości w celu sprawdzenia, zapewniając ciągły audyt, dzięki czemu ludzie mogą złapać wszystko, co niezwykłe, jak tylko to się stanie. Księgowi i prawnicy mogą współpracować w celu opracowania odpowiednich i skutecznych kontroli.
Niektóre kontrole detektywistyczne są określone przez prawo, a firmy muszą wykazać, że ich używają i przestrzegają norm regulacyjnych dotyczących korzystania z tych kontroli. Inne są uważane za część ogólnie przyjętych standardów i praktyk, i chociaż nie są one wyraźnie wymagane, są bardzo dobrym pomysłem. Firmy odchodzące od przyjętych praktyk mogą być przedmiotem troski i podejrzeń, ponieważ ludzie będą chcieli wiedzieć, dlaczego nie dotrzymują kroku innym firmom pod względem praktyk księgowych. Inne kontrole mogą być opcjonalne, ale zalecane z przyczyn prawnych lub etycznych.