Wat zijn detectivecontroles?
Detectivecontroles zijn maatregelen die een bedrijf gebruikt om onregelmatigheden te identificeren, zodat deze kunnen worden gecorrigeerd, idealiter zo snel mogelijk. Wetten zoals de Sarbanes-Oxley Act van 2002 verplichten het gebruik van interne controles om gemeenschappelijke boekhoudkundige en ethische problemen aan te pakken, en bedrijven willen ook controles gebruiken om verspilling, fraude en andere problemen die ze kunnen tegenkomen tijdens het zakendoen te voorkomen. Het tegenovergestelde van detectivecontroles zijn corrigerende controles. Dit zijn maatregelen om te voorkomen dat er in de eerste plaats problemen optreden.
Een voorbeeld van een detectivecontrole is een audit. De meeste bedrijven houden regelmatig externe en interne audits om de financiële overzichten te beoordelen, afdelingen te onderzoeken en vast te stellen of er onregelmatigheden zijn. Dit kunnen tekenen zijn van verduistering en fraude binnen een bedrijf, evenals activiteiten die wijzen op een poging om financiële problemen te verbergen voor investeerders, toezichthouders en het grote publiek. Bedrijven kunnen verrassingsaudits gebruiken als een andere vorm van detectivecontrole, zodat mensen nooit weten wanneer ze een evaluatie kunnen verwachten.
Andere detectivecontroles kunnen triggers zijn voor bepaalde soorten activiteiten, zoals waarschuwingsmeldingen die verschijnen wanneer mensen financiële transacties aangaan die onregelmatig lijken. Als een afdeling voor hetzelfde bedrag altijd een cheque uitgeeft aan dezelfde leverancier, kan een plotselinge wijziging een reden tot bezorgdheid zijn en kan een detectivecontrole worden ingesteld om de boekhoudafdeling op de hoogte te brengen wanneer dergelijke variaties optreden, zodat ze kunnen ontdekken wat gebeurd en waarom.
Bedrijven kunnen maatregelen zoals verplichte meldingsformulieren gebruiken, zodat ze vroegtijdig onregelmatige activiteiten kunnen opsporen, vaak in de vorm van financiële overzichten die niet overeenkomen met wat een persoon of afdeling daadwerkelijk doet. Deze detectivecontroles kunnen dingen omvatten zoals het automatisch verzenden van gegevens naar de boekhouding voor beoordeling, waardoor continu wordt gecontroleerd zodat mensen bijna ongewoon iets kunnen vangen zodra het gebeurt. Accountants en advocaten kunnen samenwerken om passende en effectieve controles te ontwikkelen.
Sommige rechercheurcontroles zijn wettelijk vastgelegd en bedrijven moeten aantonen dat ze deze gebruiken en voldoen aan de wettelijke normen voor het gebruik van die controles. Anderen worden beschouwd als onderdeel van algemeen aanvaarde normen en praktijken, en hoewel ze niet expliciet vereist zijn, zijn ze een heel goed idee. Bedrijven die afwijken van geaccepteerde praktijken kunnen een doelwit zijn voor bezorgdheid en wantrouwen, omdat mensen willen weten waarom ze geen gelijke tred houden met andere bedrijven op het gebied van boekhoudmethoden. Andere controles kunnen optioneel zijn, maar om juridische of ethische redenen worden aanbevolen.