¿Qué son las cuentas subsidiarias?
Las cuentas subsidiarias son cuentas que están asociadas con lo que se conoce como un libro auxiliar. Estas cuentas generalmente representan cuentas de clientes individuales y se utilizan para registrar todas las transacciones asociadas con cada uno de esos clientes. Cuando se gestiona adecuadamente, la suma total de la consolidación de las cuentas subsidiarias rastreadas en los registros contables se equilibrará perfectamente con el saldo en la cuenta de control del libro mayor.
La función de las cuentas subsidiarias es importante para casi cualquier tipo de negocio que ofrezca condiciones de pago a su base de clientes. Por ejemplo, una compañía de servicios públicos proporciona servicios que se facturan mensualmente. El cliente o suscriptor tiene un período de tiempo específico para pagar esa factura mensual sin la evaluación de los cargos o cargos por demora.
Para rastrear el uso y la actividad de pago de cada cliente de servicios públicos, la empresa establecerá una cuenta subsidiaria para ese cliente en los registros contables. Cada una de las cuentas subsidiarias contiene información completa sobre todos los clientes, incluido el número de cuenta asignado a cada cliente individual. A medida que se emite la factura de cada cliente, el monto facturado se ingresa en la cuenta junto con el número de factura y la fecha de emisión. Una vez que se remite el pago de esa factura, se registra en la cuenta, lo que reduce el saldo pendiente adeudado.
La actividad colectiva en las cuentas subsidiarias también se refleja en la cuenta de control que se mantiene como parte del libro mayor. Cuando se emiten facturas, éstas se contabilizan no solo en las cuentas subsidiarias sino también en el área Cuentas por pagar del libro mayor. A medida que los clientes remiten los pagos, estos se contabilizan en el área Cuentas por cobrar del libro mayor, así como en la propia cuenta subsidiaria del cliente. Suponiendo que todas las publicaciones necesarias se realicen de manera oportuna. Este enfoque ayuda a mantener los libros contables equilibrados en todo momento y al mismo tiempo facilita la recuperación de la información de la cuenta y el historial de cada cliente.
Gracias al uso de software de contabilidad, el proceso de contabilización en la cuenta de control en el libro mayor mientras se contabiliza en las cuentas subsidiarias del cliente es mucho más fácil que en el pasado. A menudo, el software de contabilidad está configurado para permitir la entrada de datos en una pantalla. A partir de ahí, el software registra la publicación tanto en la cuenta de control como en la cuenta subsidiaria del cliente individual simultáneamente. Este enfoque puede ayudar a eliminar problemas como la publicación en la cuenta del cliente, pero olvidando publicar en la cuenta de control del libro mayor, o viceversa.