Wat zijn dochterrekeningen?
Dochterrekeningen zijn rekeningen die zijn gekoppeld aan een zogenaamd dochterboek. Deze accounts vertegenwoordigen over het algemeen individuele klantaccounts en worden gebruikt om alle transacties te registreren die aan elk van die klanten zijn gekoppeld. Bij correct beheer zal het totaal van de consolidatie van dochterrekeningen die worden bijgehouden in de boekhouding perfect in balans zijn met het saldo op de controlerekening van het grootboek.
De functie van dochterrekeningen is belangrijk voor zowat elk type bedrijf dat betalingsvoorwaarden biedt aan zijn klantenbestand. Een nutsbedrijf biedt bijvoorbeeld diensten die maandelijks worden gefactureerd. De klant of abonnee heeft dan een specifieke periode om die maandelijkse factuur te betalen zonder de beoordeling van late vergoedingen of kosten.
Om het gebruik en de betalingsactiviteit van elke nutsklant bij te houden, zal het bedrijf een dochteraccount voor die klant in de boekhouding vastleggen. Elk van de dochterrekeningen bevat volledige informatie over alle klanten, inclusief het aan elke individuele klant toegewezen rekeningnummer. Aangezien de factuur voor elke klant wordt uitgegeven, wordt dat gefactureerde bedrag samen met het factuurnummer en de uitgiftedatum op de rekening ingevoerd. Zodra een betaling voor die factuur is overgemaakt, wordt deze op de rekening geboekt, waardoor het openstaande saldo wordt verminderd.
De collectieve activiteit in de dochterrekeningen wordt ook weerspiegeld in de controlerekening die wordt bijgehouden als onderdeel van het grootboek. Wanneer facturen worden uitgegeven, worden deze niet alleen in de dochterrekeningen geboekt, maar ook in het gebied Crediteuren van het grootboek. Terwijl klanten betalingen uitvoeren, worden deze verantwoord in het gebied Debiteuren van het grootboek en in de eigen dochterrekening van de klant. Ervan uitgaande dat alle benodigde boekingen tijdig worden gedaan. Deze aanpak helpt om de boekhoudkundige boeken te allen tijde in balans te houden, terwijl het toch gemakkelijk blijft om accountinformatie en geschiedenis van elke klant op te halen.
Dankzij het gebruik van boekhoudsoftware, is het proces van boeken naar de controleaccount in het grootboek en boeken naar dochterrekeningen van klanten veel eenvoudiger dan in het verleden. Vaak is de boekhoudsoftware zo geconfigureerd dat de gegevens op één scherm kunnen worden ingevoerd. Van daaruit registreert de software de post tegelijkertijd in zowel de controleaccount als in de dochteraccount van de individuele klant. Deze aanpak kan helpen bij het elimineren van problemen zoals posten naar de klantaccount, maar vergeten te posten in de controleaccount van het grootboek, of vice versa.