Co to są konta pomocnicze?
Konta pomocnicze to konta powiązane z tak zwaną księgą pomocniczą. Konta te zazwyczaj reprezentują konta indywidualnych klientów i służą do rejestrowania wszystkich transakcji powiązanych z każdym z tych klientów. Przy prawidłowym zarządzaniu suma sumy konsolidacji kont zależnych śledzonych w ewidencji księgowej będzie się idealnie równoważyć z saldem na rachunku kontrolnym księgi głównej.
Funkcja rachunków pomocniczych jest ważna dla każdego rodzaju działalności, która zapewnia warunki płatności dla swoich klientów. Na przykład firma użyteczności publicznej świadczy usługi, które są rozliczane co miesiąc. Klient lub subskrybent ma wówczas określony czas na opłacenie tego miesięcznego rachunku bez oceny opóźnionych opłat lub opłat.
Aby śledzić wykorzystanie i aktywność płatniczą każdego klienta usług użyteczności publicznej, firma utworzy konto dodatkowe dla tego klienta w ewidencji księgowej. Każde z kont zależnych zawiera pełne informacje o wszystkich klientach, w tym numer konta przypisany do każdego klienta. Po wystawieniu rachunku dla każdego klienta ta fakturowana kwota jest wprowadzana na konto wraz z numerem faktury i datą wystawienia. Po wysłaniu płatności za tę fakturę jest ona księgowana na koncie, co zmniejsza zaległe saldo.
Zbiorowa aktywność na kontach pomocniczych jest również odzwierciedlana na koncie kontrolnym, który jest prowadzony jako część księgi głównej. Wystawiane faktury są księgowane nie tylko na kontach pomocniczych, ale także w obszarze Rozrachunki z księgami. Gdy klienci przekazują płatności, są one księgowane w obszarze Rozrachunki z księgą księgową, a także na własnym koncie zależnym klienta. Zakładając, że wszystkie niezbędne posty są tworzone w odpowiednim czasie. Takie podejście pomaga utrzymać równowagę ksiąg rachunkowych przez cały czas, jednocześnie ułatwiając pobieranie informacji o koncie i historii każdego klienta.
Dzięki zastosowaniu oprogramowania księgowego proces księgowania na koncie kontrolnym w księdze głównej, a także księgowanie na kontach pomocniczych klienta jest znacznie łatwiejszy niż w przeszłości. Często oprogramowanie księgowe jest skonfigurowane tak, aby umożliwić wprowadzanie danych na jednym ekranie. Stamtąd oprogramowanie rejestruje jednocześnie wpis na koncie kontrolnym i na koncie zależnym indywidualnego klienta. Takie podejście może pomóc w wyeliminowaniu problemów, takich jak księgowanie na koncie klienta, ale zapominanie o księgowaniu na koncie kontrolnym księgi głównej lub odwrotnie.